Sú chvíle, kedy je potrebné zmeniť pracovný opis zamestnanca alebo keď potrebujete priradiť konkrétnu pracovnú úlohu zamestnancovi na špeciálny projekt alebo na konečné obdobie, napríklad dovolenku alebo dovolenku iného zamestnanca. Bez ohľadu na okolnosti je komunikácia dôležitým prvkom prideľovania práce. Komunikácia môže znamenať rozdiel medzi vynikajúcim výkonom a neúplnou prácou.
Určite dôvody priradenia práce vašim zamestnancom. Proces prideľovania práce sa líši pri prepracovaní popisu práce, ako pri prideľovaní povinností pre tímový projekt. Redizajn popisu práce je relatívne jednoduchý, pretože máte prázdne plátno, z ktorého začnete priraďovať povinnosti. Napríklad, ak potrebujete priradiť prácu výkonnému asistentovi, vykonajte výskum o typických povinnostiach asistenta vrcholového manažmentu. Na druhej strane, ak váš tím pracuje na konkrétnom projekte, zistite, ktoré úlohy sú súčasťou celkového projektu a určte zdroje zamestnancov, ktoré máte k dispozícii.
Inventujte zručnosti, skúsenosti a schopnosti svojich zamestnancov. Okrem toho sa opýtajte zamestnancov na ich predchádzajúce pracovné skúsenosti a kariérne záujmy. Podľa Ženských médií delegovanie skutočne vyžaduje pozornosť na súbor zručností zamestnanca. Uvádza: "Uistite sa, že delegujete na niekoho, kto úspešne dokončí úlohu." To je vaša príležitosť motivovať zamestnancov, ktorí chcú demonštrovať svoje schopnosti a zlepšiť svoju hodnotu pre organizáciu.
Vytvorte zoznam úloh. Použite svoj prehľad životopisov, aplikácií a vstupov zamestnancov, aby ste určili, kto má potrebné zručnosti na vykonanie práce. Ak máte dvoch alebo viacerých zamestnancov, ktorí sú rovnako kvalifikovaní a majú záujem vykonávať rovnaké zamestnanie, navrhnúť spôsob, ako rozdeliť zodpovednosti, takže jeden zamestnanec nie je zvýhodnený nad druhým.Ak existujú len nepatrné rozdiely v kvalifikácii zamestnancov, zvážte ich pridelenie najlepšie kvalifikovanému zamestnancovi a určenie náhradníka v prípade, že jeden zamestnanec sám nemôže splniť úlohu.
Vypracujte komunikačnú metódu, ktorá vysvetlí priradenú prácu, potrebnú kvalifikáciu a očakávania. Toto je najdôležitejší krok pri prideľovaní pracovných povinností, preto vaša komunikácia musí byť jasná a musí riešiť každý prvok práce. Očakávané výsledky a pracovné očakávania sú súčasťou vašich výkonnostných štandardov. Normy výkonu sú merania, ktoré používate pri hodnotení výkonnosti. Príkladom výkonnostného štandardu pre priradenú prácu môže byť "Použite Microsoft Access na zadanie 100 záznamov o predaji za týždeň s presnosťou aspoň 98%." Pomocou tohto príkladu zadávate novú úlohu, ako aj stanovenie štandardu výkonnosti, ktorý sa má zahrnúť do hodnotenia výkonnosti zamestnanca.
Diskutujte o novom úkole so zamestnancom. Buďte pripravení odpovedať na otázky o tom, ako vykonať úlohu, termíny a komu by mal zamestnanec smerovať akékoľvek otázky týkajúce sa úlohy. Je to súčasť vašej komunikačnej metódy. Musíte byť schopní plne vysvetliť úlohu, prečo je pre organizáciu dôležité, aké zručnosti sú potrebné a ako má zamestnanec prospech z prevzatia novej úlohy. Zamestnanci, ktorí majú záujem o kariérny rast alebo zlepšenie zručností, sa zaujímajú o to, ako majú prospech z prijatia nových povinností.
