Efektívna obchodná komunikácia je nevyhnutná pre úspech vašej organizácie. Má veľký vplyv na výkonnosť vašej spoločnosti a produktivitu zamestnancov, ako aj na vašu spodnú líniu. Ako vlastník firmy musíte byť schopní jasne komunikovať o svojej vízii a cieľoch, budovať vzťahy so zákazníkmi a potenciálnymi partnermi a spolupracovať s tímom.
Základy obchodnej komunikácie
Manažéri, riaditelia, vedúci tímov a ďalší odborníci sa musia naučiť, ako byť dobrými komunikátormi, aby mohli plniť svoje povinnosti. Či chcete predávať viac produktov, vybudovať silný tím alebo maximalizovať svoje marketingové úsilie, je dôležité, aby ste zvládli základy obchodnej komunikácie.
Ak chcete uspieť, nestačí sa stať dobrým stratégom alebo máte skvelé nápady. Iste, môžete najať ľudí, aby komunikovali s vašimi klientmi a podporovali vaše služby, ale stále musíte dať svoju víziu do slov. Je vašou povinnosťou poskytnúť svojim zamestnancom spätnú väzbu, počúvať to, čo majú povedať a diskutovať o cieľoch spoločnosti.
Podniková komunikácia sa týka výmeny informácií medzi ľuďmi vo vašej organizácii a mimo nej. Môže mať mnoho foriem, ako je formálna a neformálna komunikácia, vnútorná a vonkajšia komunikácia, právna komunikácia, bočná alebo horizontálna komunikácia a ďalšie. Premýšľajte o tom ako o obojsmernom kanáli na prenos pokynov, myšlienok, názorov, správ a tak ďalej.
Aby bola komunikácia efektívna, musí byť vzájomná. Musíte hovoriť jasne a pozorne počúvať. Uistite sa, že rozumiete základom obchodnej komunikácie, ktorými sú:
- štruktúra
- relevantnosti
- konzistencia
- jasnosť
- Aktuálnosť a nadradenosť
- stredná
Po prvé, vaša správa musí byť dobre štruktúrovaná a mať otvorenie, telo a uzavretie. Či už posielate e-maily, telefonujete alebo prezentujete projekt, pamätajte na tieto štrukturálne prvky. Začnite krátkym predstavením vašej správy a nechajte publikum vedieť, čo môžete očakávať. Môžete napríklad povedať niečo ako: "Dnes budeme diskutovať o našej marketingovej stratégii pre budúci štvrťrok." Ďalej uveďte svoje nápady podrobne. V závislosti od kontextu možno budete musieť svoje tvrdenia zálohovať s faktami a číslami. Zatvorte správu s krátkym záverom, ktorý načrtáva kľúčové body, ktoré ste diskutovali.
Uistite sa, že vaša správa je jasná a relevantná pre cieľové publikum. Predstavte si, že sa pokúšate zákazníkovi vysvetliť, že potrebuje úplné prepracovanie webových stránok, a nie niekoľko menších zmien. Môžete byť v pokušení diskutovať o dizajne webu, optimalizácii pre vyhľadávače, miery odchodov a ďalších technických aspektoch, ale nerobte to. Zákazník nemusí vedieť, čo tieto veci znamenajú a prečo je to dôležité. Namiesto toho by ste sa mali zamerať na to, ako úplné prepracovanie webových stránok bude prínosom pre jeho podnikanie. Povedzte mu, že osloví viac klientov, zvýši povedomie o značke, zvýši miery zadržania, zlepší bezpečnosť dát atď.
Udržujte vždy správnosť správy, ale prispôsobte ju publiku a kontextu. Ak neustále meníte názor, riskujete stratu dôveryhodnosti.
Jedna vec je povedať svojim zamestnancom, aby chránili údaje o zákazníkoch, aktualizovali softvér a inú vec mali bezpečnostnú politiku. Písomná komunikácia uľahčuje objasnenie myšlienok a zabezpečenie toho, aby všetci boli na tej istej stránke.
Tiež sa uistite, či je vaša správa nezabudnuteľná. Zahrňte silné a jasné vyhlásenie, ktoré posilňuje vaše presvedčenie a súvisí s danou témou. Zvážte začatie alebo ukončenie vašej správy s citátom alebo iným silným otvorením. Niekedy môže pomôcť aj humor. Bez ohľadu na to, či hovoríte so zákazníkom alebo zamestnancom, dajte jej niečo na pamäti.
Podľa psychológov je pravdepodobné, že niektorí ľudia si zapamätá, čo naposledy videli alebo počuli. Toto sa nazýva efekt aktuálnosti. Iní majú tendenciu spomenúť si, čo prvýkrát videli alebo počuli, čo je známe ako primárny efekt. Preto má zmysel začať a / alebo zatvárať vašu správu silným vyhlásením.
Ďalšou vecou, ktorú je potrebné zvážiť, je komunikačné médium. Ako plánujete dostať svoje posolstvo? Existujú rôzne typy komunikačných médií a každý má jedinečné vlastnosti. Tieto zahŕňajú, ale nie sú obmedzené na:
- prezentácia
- správy
- Online komunikácia
- Obchodné rokovania
- Videozáznamy a telefonické stretnutia
- Sociálne médiá
- Tlačené médiá
- Zmluvy a iné formálne písomné dokumenty
Právne aspekty obchodnej komunikácie
Keď píšete zmluvu alebo podáte právne doklady, je ešte dôležitejšie komunikovať jasne. Zlá komunikácia môže viesť k veľkým pokutám, podvodom, ohováraniu, strate príjmov a nákladným súdnym sporom.
Zoznámte sa s právnymi predpismi vo vašom štáte alebo krajine vrátane tých, ktoré súvisia s inzerciou. Vaše marketingové kampane, napríklad, musia byť pravdivé a musia byť v súlade so zákonmi vo vašom odvetví. Ak predávate potravinové doplnky, nesmiete tvrdiť, že vaše lieky vyliečia alebo predchádzajú chorobám. Taktiež nemôžete predávať alkohol a cigarety ako prospešné pre zákazníkov. Zálohujte svoje tvrdenia s tvrdými faktami a vykonajte potrebné zverejnenia.
Dvakrát skontrolujte svoje obchodné zmluvy a dohody. Ak máte čo povedať, dajte to písomne. Zahrňte časť, ktorá jasne definuje pojmy použité v zmluve. Pridajte príslušné časti, ako napríklad zmluvný termín a ukončenie, záruky, oddeliteľnosť a dôvernosť.
Venujte pozornosť tomu, ako komunikujete so svojimi zamestnancami. Vyberte si slová starostlivo. Zabráňte vytváraniu hrozieb alebo diskriminácii zamestnancov. Napríklad ak poviete zamestnancovi, že je príliš mladý na to, aby sa mohol zúčastniť na konkrétnom projekte, môžete byť obvinený z vekovej diskriminácie. Manažér, ktorý dráždi zamestnancov so zdravotným postihnutím, môže byť obvinený z diskriminácie na základe zdravotného postihnutia, aj keď jeho správanie nemalo za následok ujmu dotknutej osoby.
Prečo je dôležitá obchodná komunikácia?
Keď poznáme kľúčové aspekty komunikácie, nie je ťažké pochopiť, prečo je to dôležité. Efektívna komunikácia môže posilniť váš vzťah so zákazníkmi, zamestnancami a obchodnými partnermi pri súčasnom zabezpečení dodržiavania právnych predpisov. Okrem toho vám môže poskytnúť konkurenčnú výhodu a pomôže vám maximálne využiť svoje marketingové úsilie.
Dôležitosť externej komunikácie v organizácii by sa nemala podceňovať. Ako manažér alebo vlastník firmy musíte byť schopný oznámiť svoj odkaz cieľovému publiku, ako aj investorom, akcionárom, dodávateľom a potenciálnym partnerom. Živé udalosti vám napríklad dávajú príležitosť zachytiť pozornosť vašich vyhliadok alebo zabezpečiť finančné prostriedky pre vaše malé firmy. Dobre premyslená reč alebo pútavá prezentácia produktov môžu zvýšiť vašu reputáciu a dosiahnuť predaj. Rozhovory a tlačové správy umožňujú informovať zákazníkov a investorov o vašich najnovších projektoch. Môžete napríklad hovoriť o vašej novej spolupráci so značkou alebo o novom rade produktov, ktoré narušia priemysel. Ak budete jasne komunikovať a poskytnete skutočnú hodnotu, vygenerujete buzz okolo svojej značky.
Aj vnútorná komunikácia je nevyhnutná. Takmer polovica zamestnancov zriedka alebo nikdy neopúšťa stretnutie s vedomím, čo má robiť ďalej. V skutočnosti 21 percent profesionálov nemá formálny plán na vnútornú komunikáciu. Ak sa vám nepodarí jasne uviesť účel a ciele stretnutia, môžete vytvoriť zmätok a konflikty na pracovisku.
Vedúci, ktorí sú dobrými komunikátormi, môžu zvýšiť morálku zamestnancov, znížiť mieru obratu a zvýšiť produktivitu v organizácii. Majú tiež silnejšiu väzbu so svojimi tímami a zažívajú menej konfliktov. Okrem toho efektívna interná komunikácia zabezpečuje, že vaši zamestnanci pochopia ich úlohy a prínos, ktorý prispievajú k rastu a úspechu spoločnosti.
