Či už sú odosielané poštovou službou alebo e-mailom, obchodné listy sa vždy riadia špecifickým formátom a štýlom. Formát sa rýchlo dostane k bodu a informuje čitateľa o ďalších súvisiacich dokumentoch, ktoré ste uviedli, ako napríklad životopis, podpísanú zmluvu alebo kópie platených faktúr. Podrobné pripomienky v tele vášho listu a uvedenie ich v spodnej časti Vášho listu je profesionálny spôsob, ako pomôcť príjemcovi pochopiť, prečo píšete a aké ďalšie materiály ste poslali.
Povedzte čitateľovi, prečo píšete
Dobre napísaný obchodný list začína jedinou vetou, ktorá vysvetľuje, prečo píšete. Povedzte príjemcovi, čo a koľko dokumentov prikladáte a prečo ich zahrniete. Mali by ste začať frázami, ako napríklad "Som priložený môj životopis na pozíciu asistenta manažéra", alebo "Priložené je kópia listu, ktorý som dostal, potvrdzujúcu moju nedávnu platbu."
Vyhnite sa tomu, aby ste boli príliš oficiálni
Vaše písomné obchodné listy by nemali obsahovať oveľa formálnejšiu frázu "Priložte prosím …" Aj keď to nie je gramaticky nesprávne, tento typ formálneho písaného jazyka sa používa väčšinou v akademických časopisoch, úradných dokumentoch a miestach, kde sa vyžaduje zvýšená úroveň závažnosti. Vo všeobecnosti sa vyhýbajte príliš formálnemu jazyku v každodennej obchodnej korešpondencii a e-mailom.
Uveďte zoznam príloh alebo príloh pod vašim podpisom
V spodnej časti písmena po riadku podpisu je správne miesto pre zoznam príloh. Ak posielate e-mail, zistite dvojité miesto po podpísaní a potom uveďte prílohy krátkym zápisom, ako napríklad "Príloha: Pokračovanie pre Jane K. Doe". Ak posielate list poštou, pridáte poznámku, ktorá stručne opisuje prílohy dva riadky pod podpisom. Môžete napísať slovo "príloha" (príklad: "Príloha: Mesačný prehľad trhu") alebo použite bežnú obchodnú skratku "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe"
Ďalšie tipy pre obchodný e-mail
Ako menovať prílohy: Formátovanie je dôležité pri odosielaní firemných e-mailov. Názov súboru prílohy by mal súvisieť s vaším e-mailom. Uveďte svoje meno, krátky popis predmetu a dátum e-mailu. Ak je k vašej prílohke viac ako jedna stránka, uveďte to tiež.
Efektívne prilepenie fotografií: Ak posielate fotografie, uistite sa, že orezané fotografie zobrazujú len to, čo je relevantné av malom alebo strednom rozmere, ktoré sa rýchlo prevezmú do počítača alebo zariadenia vášho príjemcu.
Uistite sa, že obsahuje všetko: Skôr než zapečatete obálku alebo stlačíte tlačidlo odoslania, uistite sa, že vaše obaly sú v obálke alebo že ste dokumenty pripojili k e-mailu. Mnohí prijímatelia a iné firmy môžu odstrániť listy, ktoré nezahŕňajú požadované prílohy. Taktiež dáva dojem, že odosielateľ je neopatrný.
