Keď ste povinní napísať profesionálnu správu, možno ste sa zamieňali s tým, aby informácie obsahovali. Obchodné písanie, najmä pre správy, často má formát a štýl, ktorý by sa mal dodržiavať. Keď ste zvyknutí písať vo formáte a štýle požadovanom pre odborné správy, mali by ste byť schopní rýchlo a jednoducho napísať správu.
Skontrolujte štýl písania správ. Na rozdiel od písania rozprávania alebo eseje je písanie správ veľmi účinné. Akékoľvek zbytočné slová by sa mali odstrániť a jazyk je jednoduchý a priamy. Použite aktívny hlas a vyhnite sa nadbytočným informáciám.
Pridajte položky odrážky kedykoľvek môžete. Namiesto toho, aby vysvetlil niečo vo forme vety, správa mu vysvetlí zoznam s odrážkami. Funkcie podnikateľského projektu by napríklad neboli napísané vo forme odseku, ale by boli označené stĺpcami.
Prerušte odseky tak, aby každý z nich mal len niekoľko riadkov. Písanie správ neobsahuje zdĺhavé odseky.
Nepoužívajte informácie, ktoré vaše publikum už vie. S esejou často predpokladáte, že čitateľ nevie o téme nič. Pri písaní správy odstráňte všetky informácie, ktoré vaše publikum už vie. Napríklad, ak píšete správu o nových firemných pravidlách pre riadiacich pracovníkov, nezahŕňajte všeobecné informácie o vašej spoločnosti, ktoré vedia už vedia. Tieto informácie však môžu byť zahrnuté, ak je správa určená pre skupinu nových zamestnancov.
Zahrňte doplnkové materiály do obchodného prehľadu. Na zdokonalenie prehľadu a na objasnenie významu sa môžu použiť veci ako grafy, grafy, fotografie, tabuľky, diagramy a ďalšie vizuálne prvky.
Vložte nadpisy v celom prehľade, aby sa čitateľovi zjednodušil odkaz na jednotlivé časti.
