Nie je pochýb o tom, že pokrok v oblasti technológií - najmä pokiaľ ide o internet - uľahčil a rýchlejšie vymieňal informácie s jednotlivcami na celom svete. Nanešťastie to prišlo aj za cenu, že necháme tradičné spoločenské milosti a dobrý úsudok upadnúť do cesty, keď sa ponáhľame, aby sme sa priatelili, navrhli myšlienky alebo uzavreli kľúčovú dohodu. Tu je to, čo potrebujete vedieť o používaní e-mailu múdro v osobnom i pracovnom živote.
Príšery v kybernetickom priestore
Internet priniesol zločinné nové plemeno darebákov, ktoré spadajú do dvoch kategórií - tých, ktorí chcú poškodiť počítač a tých, ktorí chcú poškodiť vás. Tí, ktorí chcú zničiť všetky dáta vo vašom systéme, to robia prostredníctvom rýchlo pôsobiacich vírusov, ktoré sú priložené k e-mailom, ktoré Vás buď svedčia o zaujímavý háčik v riadku predmetu ("gratulujeme, práve ste vyhrali lotériu") alebo ste predstierali aby ste prišli od niekoho, koho poznáte ("Hej! Dostali ste svoj príhovor o obede na budúci týždeň?"). Čo je tak záludné, je to, že na povrchu sa odosielateľ javí ako legitímny, ale po otvorení e-mailu je prijímač potom na pokyn kliknúť na odkaz, ktorý rýchlo uvoľní elektronické zničenie. E-maily, ktoré majú upozorniť na problémy s bankovým účtom, porušenie bezpečnosti v službe PayPal alebo akýkoľvek druh vyšetrovania trestných činov vyžadujúce okamžitú pozornosť a spoluprácu príjemcu, by mali byť vždy považované za podozrivé. Druhý typ cyber darebáka číha v chatových miestnostiach, nasáva osobné informácie z blogov a je pravidelným návštevníkom na Facebooku, MySpace a webových stránkach spojených s datovaním. Vzhľadom na anonymitu, že internet poskytuje používateľom elektronickej pošty, nemáte tušenie, či tento roztomilý chlapík, ktorý ste písali tam a späť - a bližšie k aktuálnemu dátumu - je skutočne absolventom Harvardu, pracuje pre Merrill Lynch a poháňa Porsche alebo je nepríjemným umelcom, ktorý si myslí, že je dôveryhodný pre ženy a chystá sa ťa zasiahnuť príbehom vzlykania, ktorý spočíva v tom, že mu dá prístup k svojmu domu a / alebo kreditnej karte.
Nevhodné používanie kancelárskeho vybavenia
Kedysi dávno sa predpokladalo, že väčšina zamestnancov nemá zdravý rozum na tom, aby na telefóne za pár hodín s priateľmi, kancelárskymi potrebami na domáce použitie alebo použila stroj Xerox na vytvorenie viacerých kópií románu, že môžu alebo nemuseli tajne písať počas pracovného času. Čo sa však stalo problematickým, bolo, že pri príležitosti, kedy prišiel čas požiaru niekoho kradnúť kredit alebo používať poštový merač na odosielanie účtov za domáce podnikanie, najľahšia obhajoba zamestnanca bola: "Ach, Neviem, že to nemôžem robiť. " To viedlo k tomu, že stále viac a viac spoločností vyvíjalo procedurálne príručky, ktoré striktne označujú, čo je a nie je vhodné konanie. Internet je samozrejme dôležitým prvkom mnohých súčasných usmernení. Samozrejme, zdá sa, že je neškodné, aby ste mohli prejsť e-mailom, vymieňali si príležitostné klebety alebo naznačovali, že možno šéf je bezradný rube. Takéto komunikácie však nielen strácajú drahocenný čas, ale môžu podliehať predvolaniu, ak sa spoločnosť niekedy zapojí do súdneho procesu. E-mail od neznámych strán by mohol mať jeden z vyššie uvedených vírusov a vystavil spoločnosť značnému riziku.
Privilegované informácie
Dôvernosť je často ohrozená, keď sa rozhodneme komunikovať medzi sebou prostredníctvom e-mailu. Na rozdiel od listu, ktorý môže byť zamknutý alebo dokonca spálený po prečítaní určeného príjemcu, e-mailovú korešpondenciu môže náhodne alebo úmyselne pristupovať tretia strana. Toto je obzvlášť škodlivé v pracovnom sektore, ak sa obsah e-mailu týka dôverných údajov, záznamov pacientov / klientov alebo informácií týkajúcich sa finančnej stability spoločnosti. Zabezpečenie je tiež ohrozené, ak napríklad jednotlivec poskytuje informácie o kreditnej karte alebo číslo sociálneho poistenia v kontexte e-mailovej poznámky predajcovi, skôr než zadá dáta prostredníctvom zabezpečenej webovej lokality.
Neformálna konverzácia
Keďže e-mail sa považuje za takéto neformálne a neformálne fórum na rozhovor s ľuďmi, často rozšíria rovnakú úroveň zvedavého oboznámenia sa s úplnými cudzími ľuďmi a potom sa čudujú, prečo sa dostanú do chladného ramena. Dobrým príkladom by boli snažiaci sa autori, ktorí chcú vydávať svoj román editorovi na vydavateľstve. Na rozdiel od starých dní, keď takéto ihriská mali vždy formu hardcopy, ktoré boli zasielané slimákom spolu so samostatnou adresou a pečiatkou, mnohí vydavatelia si uvedomili, že elektronické dotazy nielen zabíjajú menej stromov, ale aj im umožňujú spracovávať skľučujúcu záťaž podaní oveľa rýchlejšie. Čo ich okamžite vypne, je však rozprávaný e-mail, ktorý začína "Ahoj, Emily", akoby odosielateľ poznal Emily roky. Vzhľadom na to, že pravdepodobne nevie Emily, či ju prešla na ulicu, je arogantné predpokladať, že e-mailová úvodka je okamžitým dverom k priateľstvu alebo že odosielateľ môže prezradiť osobné informácie, ktoré sú mimo hraníc profesionálneho protokolu. Kým príjemca neozýva vás na používanie svojho krstného mena, je vždy múdre chyba na strane formálnosti. Rovnako je rozumné formátovať list na obrazovke počítača, rovnako ako list, ktorý bol vytlačený a odoslaný poštou. Znamená to ušetriť nepríjemné písma a ikony smajlíkov pre priateľov a rodinu, ktorí už ťa poznajú.
Odhalenie okna
V súlade s neformálnym charakterom výmeny e-mailov a okamžitých správ sa zdá, že mnohí ľudia poskytli zámienku neoprave svojich obsahov kvôli pravopisným a gramatickým chybám. "Oh, je to len e-mail," hovoria. "Nie je to, ako by sa nikto skutočne staral, alebo má čas chytiť každú malú vec." Čo však neberú do úvahy je to, že e-mail je odrazom pýchy - alebo ich nedostatku -, že berú vo vlastnej práci. Keďže nikdy neviete, koľko ľudí navyše k vášmu zamýšľanému príjemcovi to uvidí, bolo by potrebné, aby ste sa ubezpečili, že je to bezchybne, ako je to možné, skôr, než narazíte na tlačidlo odoslania.
dôležité informácie
Je to smutný komentár k našej spoločnosti, že toľko ľudí používa anonymnú povahu internetu na odosielanie krutých, škodlivých a zlých e-mailov. Skutočnosť, že môžu prijať osoby bez tváre prostredníctvom viacerých e-mailových účtov, im dala možnosť skryť svoju pravú totožnosť za falošnými monikérmi a rozpútať, že by boli pravdepodobne príliš rozpakoví, aby to osobne povedali. Tu je slovo pre múdrych o tom, ako používať e-mail vôbec: ak to nie je niečo, čo by ste neboli ochotní vlastniť až pri osobnom rozhovore, pravdepodobne by nemali ísť ani do e-mailu. Viac tipov týkajúcich sa e-mailovej etikety - rovnako ako rady o tom, ako si udržať bezpečnosť v elektronickom médiu - navštívte odkazy uvedené na konci tohto článku.
obmedzenosť
V neposlednom rade e-mail ovplyvnil našu túžbu a našu schopnosť komunikovať navzájom prostredníctvom skutočného času tváre. Namiesto usporiadania stretnutia s priateľom na obed a doháňania sa stala menej problémom len s e-chatom. Namiesto toho, aby si vyzdvihol telefón alebo napísal blahoželanie, bolo pohodlnejšie jednoducho poslať e-mailom. Dokonca aj poďakovanie poznámok za darček alebo krásne večere sa stali náhradou okamžité správy. Najviac znepokojujúce je však to, že mladšia generácia sa stala pohodlnejšou formou klávesnice než interakciou s inými v sociálnych situáciách. To zase bude mať negatívny vplyv na ich slovné zručnosti, jazyk tela a sebaúctu. Koniec koncov, ak dokážete preberať akúkoľvek identitu, ktorú chcete na internete, nie je dôvod na to, aby ste zistili, kto naozaj ste ako osoba.
