Podniky a organizácie závisia od otvorených komunikačných liniek, ktoré zostávajú spoľahlivé medzi rôznymi časťami a divíziami. Bez schopnosti efektívne komunikovať, začnú sa funkcie spoločnosti rýchlo rozpadať. Avšak každý, ktorý komunikuje svojou vlastnou cestou zároveň vedie k chaosu. Práve tu vstupujú do praxe protokoly na pracovisku.
Definované protokoly
Jednoducho povedané, protokoly sú vnútorné pravidlá, ktoré členovia organizácie musia dodržiavať a používať. Tým, že sa zabezpečuje, že cielené aktivity sa riešia v rámci protokolov, organizácia zabezpečuje konzistentnosť a súlad na každej úrovni. Nevýhodou však je, že príliš veľa protokolov vedie k prepúšťaniu, byrokracii a ešte horšiemu zbytočnému oneskoreniu. To funguje proti organizácii, ktorá sa snaží byť šikovná a pružná. Dosiahnuť rovnováhu medzi zladením a schopnosťou reagovať.
Elektronická komunikácia
Ak chcete pridať k výzve zvládnuť to, ako ľudia v tej istej organizácii komunikujú, elektronické a počítačové metódy komplikujú túto problematiku. Rýchlosť elektronickej komunikácie často vedie k rýchlejšiemu riešeniu problémov a ďalšiemu šíreniu pri chybách. Inteligentné telefóny, e-mail, instant messaging a počítačové súbory len pridávajú k rozptýleniu komunikácie.
Písomná komunikácia
Písomné správy, najtradičnejšie metódy obchodnej komunikácie, môžu organizácie ľahko štandardizovať, aby mohli byť správne správne smerované a správne uprednostňované. To sa vykonáva výberom rôznych metód pre rôzne úrovne dôležitosti. Na každodennú komunikáciu je možné použiť e-maily, poznámky a základné správy. Memorandá a listy na hlavičkovom papieri spoločnosti prezentujú oveľa formálnejšie otázky. Záložné dokumenty a správy o politických diskusiách a dôležitých rozhodovacích procesoch.
Elektronické správy
Problémom s e-mailmi, okamžitými správami a internetom je, že organizácie často veľmi rýchlo strácajú kontrolu nad správou a jej publikom. Organizáciám sa dobre podávajú pravidelné školenia pracovníkov o rizikách a nebezpečenstvách elektronickej komunikácie, pričom si tieto nástroje vyhradzujú každodenným, pravidelným zamestnancom v oblasti komunikácie a odbornej prípravy, ktorí chápu, ako pravidelne odstraňovať staré komunikácie a udržiavať len dôležité informácie. Príliš často používajú tieto nástroje na hlúpe alebo osobné správy. Výsledky sa môžu pohybovať od trápnych až po závažné, ak by sa tieto súbory neskôr dostali späť do súdnych sporov alebo právnych záležitostí.
Pravidlá písania
Súčasťou protokolov sú aj organizácie, ktoré majú prospech z toho, aby zabezpečili, že každá komunikácia bude dodržiavať pravidlá jasného používania. To znamená, že zamestnanci chápu, ako správne písomne komunikovať. Rýchle a technické skratky, ako napríklad LOL, WTB, WU, LTR atď., Nepatria do odborných textov. Zamestnanci by mali pochopiť, že potrebujú komunikovať v správnom jazyku, ktorý kladie prémiu na pravopis a gramatiku.
Verbálne komunikácie
Protokoly verbálnej komunikácie môžu byť implementované podobne ako písomné dokumenty. Mali by existovať úrovne verbálnych stretnutí vrátane neformálnej diskusie, formálnych stretnutí, stretnutí v hierarchii a interakcií s rozhodovacími / rozhodovacími orgánmi. Každá z týchto kontaktných udalostí by mala mať pochopené očakávanie, ako komunikovať, ako dlho a ako spracovávať reakcie a rozhodnutia. Ak tak neurobíte v podnikaní, často dochádza k interakcii ad hoc, ktorá, hoci je pohodlná v malých skupinách, začína spôsobovať problémy s rastom organizácií.
