V kancelárskom prostredí je dôležité vždy udržiavať profesionálne správanie. V skutočnosti je nevyhnutné a každý pokus by mal byť prijatý včas. Pokiaľ neočakávate dôležitý hovor, mobilné telefóny by mali byť vypnuté alebo nastavené na vibrovanie, aby nedošlo k narušeniu úradu. Šaty do správneho odevu pre vykonávaný druh podnikania. Napríklad nosenie džínsy v profesionálnom kancelárskom prostredí by bolo považované za nevhodné, ale džínsy môžu byť prijateľným oblečením v stavebnej kancelárii.
Zákaznícky servis
Jedným z najdôležitejších faktorov v kancelárskych postupoch je spôsob, ako sa s klientmi zaobchádza, keď telefonujú alebo navštívia kanceláriu.
Pri osobnom styku so zákazníkmi je dobré pozdraviť osobu s úsmevom a byť pozorný voči svojim potrebám. Ak zákazník prichádza so sťažnosťou pozorne počúvať, ale nestane sa defenzívnym, konfrontačným ani neúspešným, bude slúžiť len na eskaláciu situácie. Ak si zákazník sťažuje, prejavte skutočný záujem o výraz tváre alebo jazyk tela. Ak sa zákazník ozýva, nechajte ich rantovať - nesnažte sa ich zastaviť alebo hovoriť o nich. Keď raz vyslovia svoju sťažnosť, pokojne odpovedzte tým, že im poviete, čo máte v pláne urobiť, aby ste im pomohli, alebo komu ich budete odkázať a ako táto osoba bude môcť pomôcť pri riešení problému.
Telefonická etiketa
Keďže osoba na druhom konci linky vás nevidí, telefóny by ste mali odpovedať pozitívne. Osoba na druhom konci by mala počuť "úsmev" vo vašom hlasu. Vždy odpovedajte na prichádzajúce hovory s názvom spoločnosti, ktorá dbá o to, aby sa názov spoločnosti vyjadril tak, aby bol pochopiteľný. Niekedy je potrebné zobraziť hovory pred ich poslaním príjemcovi. Vykonajte každý pokus o správne meno osoby. Majte poznámkový blok vhodný na zapísanie mena volajúceho v prípade prerušenia alebo príjemca neodpovedá a hovor sa vráti späť. Umožní to priamo adresovať volajúcemu.
Interakcia s ostatnými zamestnancami
Nikdy nie je dobrý nápad diskutovať o osobných záležitostiach s ostatnými zamestnancami alebo sa zapojiť do kancelárskych klebov. Politiku a náboženstvu sa treba vyhnúť ako témy konverzácie v kancelárii.
Vždy sa rešpektujte pri oslovovaní ostatných zamestnancov. Dobrým pravidlom je, že ak osoba, ktorej sa venujete, je podriadená, je vhodné ich adresovať ich menom, ale vedúci alebo manažér by mal byť adresovaný ako pán alebo pani, pokiaľ nepožiada o to, názov.
organizácie
Pracovná oblasť by mala byť vždy čistá, elegantná a organizovaná. Ak ste z akéhokoľvek dôvodu chorý alebo ste mimo kanceláriu, niekto bude možno musieť načítať informácie z vášho pracovného stola a nemusel by "preháňať" všetko vo vašom pracovnom priestore, aby našiel to, čo hľadajú. Takisto je dôležité, aby ste na svojom stole neostali osobné predmety, pretože niekto môžem náhodou "zakopnúť" na niečo, čo nechcete byť verejné.
Pozor na detail
Ak práca vyžaduje niekoľko krokov na dokončenie, je dobré vytvoriť kontrolný zoznam a odložiť každú položku tak, ako je dokončená. Bez ohľadu na to, aké povinnosti sú určené, je dôležitá starostlivosť o detail.
Ak je tvorba dokumentov súčasťou úlohy, nezabudnite spustiť kontrolu kúzla a gramatiky na každom dokumente. Bez ohľadu na to, čo to vyžaduje práca, je vždy dobré skontrolovať prácu pred jej zapnutím.
