Bezpapierová kancelária môže pomôcť životnému prostrediu, ale môže spôsobiť procesové bolesti, ak sa nedosiahne adekvátny systém pracovných postupov. Presun všetkého do digitálneho priestoru si vyžaduje zavedenie postupov kontroly dokumentov a postupov práce, ktoré zabezpečia, že v prechode sa nestratí nič. Keď sa fyzické schránky dostávajú do popolnice, musia ich nahradiť virtuálne.
Going Digital
V bezpapierovej kancelárii je cieľom presunúť všetko možné online. Vytlačené dokumenty sa naskenujú a umiestňujú na zdieľané miesto vo vašom počítačovom systéme, kde k nim majú prístup oprávnení používatelia. Okrem ekologických prínosov môže dobre riadená kancelária bez papierových informácií ľahšie nájsť informácie ako v tradičných systémoch archivovania. Zložky vo virtuálnom archíve ukladajú staršie dokumenty, aby nemuseli narážať na často prístupné oblasti, ale sú stále k dispozícii v prípade potreby.
Zdieľané kalendáre
Presúvanie rozvrhov zamestnancov do zdieľaného kalendára umožňuje zamestnávateľom spravovať dovolenku a ďalšie záležitosti, ktoré ovplyvňujú pracovný plán. Umožňuje tiež spolupracovníkom sledovať stretnutia a iné naplánované udalosti. Tímy, ktoré zdieľajú pracovné kalendáre, sú schopné sledovať, kto je a kto je mimo kanceláriu a môže štruktúrovať pracovný tok na projektoch, ktoré majú na mysli. Možno vidieť, že hlavné zainteresované strany smerujú na konferenciu napríklad na konci týždňa, môžu motivovať niekoho, aby získal návrh kľúčového dokumentu alebo zmluvy rýchlejšie, aby sa týmto zainteresovaným stranám podarilo ponúknuť svoje vstupné informácie obsah je dokončený.
Správa dokumentov
Bezpapierové kancelárie potrebujú systém, ktorý určuje, ako sa majú dokumenty uchovávať a uchovávať. Vytvorte konvenciu pomenovania dokumentov a štruktúru priečinkov, aby sa dokumenty ľahko našli. Systémy na správu dokumentov často umožňujú vykonávanie zmien aj "sledovanie". To zabraňuje viacerým ľuďom, aby pracovali na dokumente súčasne a umožnili verziu kontroly. Povinnosť aktualizácie dokumentov v zdieľanom zariadení znižuje problémy, ktoré sa vyskytujú pri preberaní súboru používateľom, pri aktualizácii a odosielaní týchto informácií prostredníctvom e-mailu a následnom neudržaní oficiálnej verzie.
Projektový manažment
Softvér pre riadenie projektov pomáha sledovať projektové míľniky a termíny. Budete potrebovať systém, ktorý dokáže sledovať úlohy a plány projektov a umožní zamestnancom, aby určili, kedy sa niečo dokončilo. Upozornenia by mali upozorniť niekoho, kedy ju potrebuje nová úloha. Jednotlivci môžu sledovať svoje vlastné projekty, zatiaľ čo manažéri môžu získať holistický pohľad na to, čo sa robí v celom tíme a prerozdeľovať zdroje podľa potreby. Projekty by mali byť digitálne archivované po dokončení, spolu so získanými ponaučeniami, takže prenos znalostí môže ľahko nastať, keď podobný projekt začne neskôr.
