Vďaka pokračujúcemu pokroku v oblasti technológií bol jedným z najnovších trendov 21. storočia takzvaná bezpapierová kancelária. Bezpapierová kancelária nie je v skutočnosti úplne bezpapierová, ale skôr používa minimálny papier a konvertuje čo najviac dokumentov na digitálnu podobu. Bezpapierová kancelária má výhody aj nevýhody, pričom obidve by mali zvážiť organizácia zvažujúca prechod od bežného vedenia záznamov.
Viac kompaktné a efektívne
Digitálne súbory vyžadujú oveľa menej fyzického priestoru ako papierové súbory a je oveľa jednoduchšie udržiavať ich organizovanú. Okrem toho sú archivované digitálne súbory omnoho ľahšie prístupné ako archivované súbory papiera. Digitálne súbory môžu byť okamžite zdieľané medzi mnohými používateľmi a prístupné zo vzdialených miest, čo zvyšuje efektivitu práce.
Envonmentálne vedomé
Menej papierových súborov znamená menej papiera použitého na kopírovanie kópií a na všeobecné vedenie záznamov. Tento faktor robí bezpapierovú kanceláriu vo väčšine prípadov šetrnejšou k životnému prostrediu. Pre on-line časopisy a iné publikácie digitálne publikovanie znamená odstránenie atramentov, ktoré obsahujú ťažké kovy, rozpúšťadlá a iné látky škodlivé pre životné prostredie.
Softvérové a hardvérové obavy
Bezpapierová kancelária je rovnako efektívna ako softvér a hardvér, ktorý sa používa na ukladanie záznamov umožňujúcim pracovníkom. Chyby softvéru a poruchy zariadenia môžu spôsobiť vážne narušenia fungovania bezpapierovej kancelárie. Aj údržba softvéru a hardvéru bezpapierovej kancelárie je tiež predmetom obáv; pracovníci v oblasti informačných technológií (IT) alebo konzultanti sú často nevyhnutnosťou, rovnako ako technici pravidelne vybavovať hardvér.
Chyby vstupu údajov a krivky učenia
Podobne ako pri každom prechode, prechod na bezpapierovú kanceláriu často zahŕňa učebnú krivku, a to najmä v kancelárskom prostredí, kde zamestnanci ešte nie sú schopní počítať. Chyby pri vkladaní údajov môžu byť nákladné a môžu viesť k závažným problémom. Chyby pri vkladaní a zaznamenávaní údajov môžu navyše viesť k nesprávnej kategorizácii záznamov, čo sťažuje alebo je nemožné ich nájsť neskôr.
Bezpečnostné obavy
Digitálne záznamy môžu byť ohrozené neoprávneným prístupom, a to buď hackovaním, alebo nedostatočnou bezpečnosťou personálu. Najmä s citlivými právnymi a zdravotnými záznamami môže strata údajov viesť k značnej zodpovednosti za zúčastnenú spoločnosť, najmä ak ide o nedbanlivosť. Znehodnocovanie digitálnych záznamov predstavuje osobitné problémy, najmä v zdieľanom sieťovom prostredí. Jednoduché vymazanie súboru úplne nevymaže digitálny záznam, rovnako ako hádzanie dokumentu do koša nezabráni tomu, aby si niekto iný papier neskôr vyzdvihol.
