Či už zadávate objednávku na pizzu, objednávku na niečo z televíznej reklamy, automobilových dielov alebo dopravného systému, proces prijímania objednávky sa nemení. Byť zdvorilý a zhromažďovať všetky potrebné informácie na miesto objednávky dokončí transakciu profesionálnym spôsobom a podporuje spokojnosť zákazníkov. Postup pri objednávaní môže určiť, či zákazník umiestni opakovanú objednávku.
Keď odpoviete na telefón, identifikujte sa sami a svoje miesto podnikania. Napríklad "Spoločnosť ABC123, toto je Sally, ako vám môžem pomôcť dnes?" Nikdy nejedzte ani pijete, keď sa na telefóne hovorí jasne a pomaly, aby vás zákazník porozumel. Udržujte svoj hlas na rovnej úrovni; ak máte tendenciu hovoriť nahlas, obmedziť túto tendenciu, keď je v práci v práci a udržiavať priateľský tón vo vašom hlasu. Použite správnu gramatiku a vyvarujte sa slangu.
Opýtajte sa na meno volajúceho a používajte ho v priebehu rozhovoru. Nevyhovujte zákazníkovi jeho krstným menom, pokiaľ vám to neoznámi; používať jej formálny titul. Zákazníka nikdy neumiestňujte alebo hlasitý odposluch, bez toho, aby ste najprv požiadali o povolenie a čakali na jej odpoveď.
Pozorne počúvajte zákazníka a zapíšte si všetky relevantné informácie. Požiadajte ho, aby v prípade potreby zopakoval. Nespoliehajte sa na svoju pamäť. Nikdy sa nezúčastňujte, ako by ste sa ponáhľali, najdôležitejším zákazníkom je ten, kto v súčasnosti telefonuje. Udržujte svoj postoj trpezlivý a užitočný.
Uistite sa, že získate všetky potrebné informácie na zadanie objednávky vrátane presnej položky, špecifikácií, veľkosti a ďalších relevantných informácií. Je lepšie mať viac informácií, než potrebujete na správne zadanie objednávky, než je príliš málo. Vždy opakujte objednávku zákazníka späť na jej overenie. Uistite sa, že je jasná cena za objednanú zásielku, aby zákazník nedostal nepríjemné prekvapenie, keď obdrží účet.
Požiadajte zákazníka o jeho telefónne číslo, aby ste ho mohli zavolať späť, ak máte neskoršie otázky týkajúce sa objednávky. Rozhovor vždy ukončite tým, že zákazníkovi ďakujeme za jeho podnikanie. Počkajte, kým zavesí telefón najskôr, aby počul zvuk telefónu, ktorý visel.
