Pomalé plnenie objednávok môže znížiť kvalitu zákazníckej služby, ktorú vaša spoločnosť môže poskytnúť. Nižšia kvalita zákazníckej služby nakoniec ovplyvní finančnú spodnú časť vášho podnikania. Získanie schválení pre nákupné objednávky spracované čo najrýchlejšie a najefektívnejšie znamená, že vaša spoločnosť bude mať potrebné zásoby na to, aby veci včas prebiehali. Používanie e-mailového klienta Microsoft Outlook na odosielanie žiadostí o schválenie objednávky môže pomôcť zefektívniť proces objednávania spotrebného materiálu alebo veľkoobchodného tovaru a súčasne zabezpečiť, aby ste dodržiavali správne nákupné postupy.
Pripravte si nákupnú objednávku
Prejdite na stránku "Šablóny nákupu a predaja" balíka Microsoft Office a vyberte šablónu. Uistite sa, že šablónu môžete otvoriť, upraviť a uložiť do programu v počítači. Vytvorte šablóny pomocou programu Microsoft Excel, Microsoft Word alebo iného príslušného programu.
Ak chcete otvoriť šablónu v určenom programe, vyberte položku "Otvoriť" po kliknutí na tlačidlo "Prevziať" pre vybratú šablónu. Prispôsobte šablónu podľa svojich potrieb a uložte ju do počítača.
Vytvorte a uložte si vlastnú prispôsobenú šablónu, ak sa vám nepáči žiadna zo šablón dostupných v spoločnosti Microsoft. V prípade potreby môžete použiť šablóny spoločnosti Microsoft ako sprievodcu.
Vytvorte "Nový dokument" na základe vašej šablóny pomocou ponuky programu. Použitie skratky neposkytuje prístup k šablónam. Vyplňte dokument a uložte ho do počítača.
Použite finančný program na odoslanie nákupnej objednávky, ak je to tak, ako vytvoríte svoje objednávky. Niektoré finančné programy, ako QuickBooks, majú integráciu s programom Microsoft Outlook, takže môžete odoslať nákupnú objednávku na schválenie priamo z programu.
Export objednávok z finančného softvéru bez integrácie aplikácie Microsoft Outlook pomocou tabuľkového formátu alebo formátu slov, ak je to možné. Ak to nie je možné, vytlačte dokončený nákupný príkaz ako dokument PDF a uložte ho do počítača.
Odoslanie objednávky
Ak chcete otvoriť novú správu, otvorte program Microsoft Outlook a kliknite na tlačidlo "Nové" v ľavom hornom rohu.
Prejdite na kartu "Vložiť". Kliknite na položku Pripojiť súbor a prejdite na objednávku a vyberte ju. Kliknutím na tlačidlo "Vložiť" ho pripojíte k e-mailu.
Nastavte veľkosť písma na 14 a farba písma na čiernu. Zadajte "Preskúmala a schválila priloženú objednávku:" Začnite nový riadok.
Nastavte veľkosť písma na 11 a farbu písma na sivú. Typ "Prečítajte si priloženú objednávku a odpovedzte na tento e-mail. Zadajte nižšie "Y- Your Name" na schválenie nákupnej objednávky alebo "N- Vaše meno", aby ste odmietli objednávku. Poznámka: Odpoveď musí pochádzať z e-mailového účtu, na ktorý bola odoslaná.
Preskočte štyri riadky a nastavte veľkosť písma na 14 a farba písma na čiernu. Typ " Nemám oprávnenie na schválenie tejto objednávky." Začnite nový riadok.
Nastavte veľkosť písma na 11 a farbu písma na sivú. Zadajte "Odpovedať na odosielateľa. Ak nemáte povolenie na schválenie tejto objednávky a ak viete, kto je, uveďte X do poľa vyššie, napríklad X - Bill Smith."
Tipy
-
Vytlačte kópiu schváleného e-mailu k nákupnej objednávke a priložte ju k faktúre na nákup, aby ste dokumentovali, že nákup bol povolený.
Výstraha
Získanie fyzického podpisu je bezpečnejšie ako schválenie e-mailom, pretože niekto iný môže získať prístup k e-mailovému účtu osoby, ak je podpísaný celý deň.
