Výbor pre plánovanie udalostí vám môže pomôcť, ak ste zodpovední za veľkú alebo zložitú činnosť. Výbor by mal byť zriadený skoro, aby sa mohol zúčastniť na plánovaní od začiatku do konca. Prevziať vedenie, pokiaľ ide o stanovenie termínov a výber členov výboru.
Začnite robiť plány pre výbor mesiace pred udalosťou. Stanovte, ako často sa má výbor stretávať a minimalizovať schôdzky, aby sa ľudia nudili. Naplánujte si mimoriadne stretnutia, keď sa udalosť blíži.
Zostavte zodpovednosť členov komisie a naplánujte všetky podvýbory predtým, než sa priblížite k účasti na výbore.
Pozvite ľudí, aby sa pripojili k výboru. Zamerajte sa na ľudí, ktorí prejavili záujem o udalosť alebo na skúsenosti s plánovaním podobných udalostí. Opýtajte sa osobne a dajte jednotlivcovi všetky podrobnosti, ktoré ste naplánovali k tomuto bodu. Pošlite im e-maily a poďakujte im, že ste sa pripojili k vášmu výboru a pripomenuli im podrobnosti o vašom prvom stretnutí.
Každý člen vyplňte krátky formulár s kontaktnými informáciami na prvom stretnutí. Prečítajte si plány schôdzok a uveďte podrobnosti o udalosti a akýchkoľvek bežných aktívach alebo problémoch. Uveďte, kde potrebujete pomoc a aké rozhodnutia je potrebné urobiť. Zriadte podvýbory a nechajte skupinu určiť, ktorí členovia budú mať na starosti. Prideľte predsedovi podvýboru do konca prvého zasadnutia.
