Žiadosť o predloženie návrhov (RFP) je najskoršia fáza procesu obstarávania alebo procesu získavania potrebných tovarov alebo služieb. Žiadosť o predloženie návrhov vyzýva potenciálnych dodávateľov, aby predložili návrh na komoditu alebo službu, ktorú vaša spoločnosť potrebuje. Táto žiadosť o predkladanie návrhov umožňuje získanie potrebného tovaru alebo služieb systematickej a konkurencieschopnej a umožňuje spoločnostiam vybrať si najlepšiu možnosť medzi kreatívnymi riešeniami od viacerých poskytovateľov.
popis
Žiadosť o predloženie návrhov nie je len žiadosťou o odhad ceny, ale je to požiadavka na podrobnú správu, ktorá obsahuje základné informácie o spoločnosti a históriu, finančné údaje, technické schopnosti, informácie o produkte a overiteľné referencie zákazníkov. Žiadosť o návrhy vo všeobecnosti zahŕňa podrobné opisy požadovanej položky, projektu alebo služby s cieľom získať presné odpovede od poskytovateľov. Žiadosť o predkladanie návrhov zvyčajne nie je prístupná verejnosti, ale je zaslaná na zoznam schválených potenciálnych poskytovateľov.
funkcie
Žiadosť o predkladanie návrhov slúži na získanie potrebných faktov a čísel, aby sa zabezpečili riadne obchodné rozhodnutia pre komplexné projekty. Prostredníctvom procesu RFP musia spoločnosti súťažiť o to, aby poskytli najlepší návrh na danú komoditu alebo službu, aby získali podnikateľskú činnosť kupujúceho. To umožňuje kupujúcemu preskúmať viac možností pre najlepšiu kombináciu kvality, podmienok a služieb za čo najlepšiu možnú cenu. Žiadosť o predkladanie návrhov sa používa aj na podporu dodávateľov, aby vytvorili kreatívne riešenia obchodných problémov prezentovaných v RFP. Vzhľadom na to, že proces žiadosti o predkladanie návrhov môže byť dlhý a vyčerpaný, mal by sa použiť len vtedy, ak je to potrebné pre komplikované projekty.
výhody
Žiadosť o predloženie návrhov oznamuje vášmu záujmu o obstarávanie rôznym poskytovateľom a vyzýva poskytovateľov, aby ponúkali svoj najlepší produkt alebo službu za najlepšiu cenu. Od začiatku si potenciálni poskytovatelia uvedomujú, že výberový proces je vysoko konkurenčný. Proces RFP vyžaduje, aby kupujúci špecifikoval, čo plánuje kúpiť, a aby dodávatelia fakticky odpovedali na žiadosť. Prostredníctvom štruktúrovaného postupu hodnotenia a výberu môžu spoločnosti a organizácie prejaviť svoju objektívnosť v procese výberu.
nevýhody
Proces RFP má tiež svoje nevýhody. Keďže žiadosti o návrhy vyžadujú veľa úsilia zo strany kupujúceho i dodávateľa, môžu byť veľmi časovo náročné. Čas a úsilie potrebné na prípravu dokumentov a plánovacích stretnutí môžu spôsobiť oneskorenia. Vzhľadom na čas a ťažkosti spojené s reakciou na žiadosť o predloženie návrhov sa niektoré spoločnosti môžu rozhodnúť, že sa nezúčastnia. Definovanie toho, čo spoločnosť chce nakupovať, môže byť ťažké a nejasné požiadavky často vedú k neuspokojivým návrhom potenciálnych dodávateľov. Návrhy môžu byť navyše zdĺhavé a ťažké pre nákupnú spoločnosť, aby ich účinne vyhodnotila.
Kľúčové elementy
Dobre napísaná žiadosť o návrhy by mala obsahovať niekoľko kľúčových prvkov. Okrem základných prvkov, ako napríklad zhrnutie podnikania, ktoré sa má vykonať, opis požadovaných výrobkov alebo služieb a podrobné obchodné požiadavky, by žiadosti o návrhy mali obsahovať aj informácie pre dodávateľov o tom, ako reagovať. Mali by sa uviesť informácie pre dodávateľov o spôsobe prístupu k kupujúcemu, postup hodnotenia, ktorý sa má použiť, požadovaný formát návrhu, termín, kritériá výberu, ktoré sa majú použiť, kontaktné informácie a plánovaný časový plán projektu.
