Väčšina jednotlivcov v podnikaní pravidelne predkladá dokumenty ako e-mailovú prílohu. Najlepšie je však vytvoriť príjemný priečinok pre poštové zásielky. Váš cieľ pri písaní akéhokoľvek dokumentu na obchodné účely je zahrnúť informácie, ktoré potrebuje druhá strana v odbornom jazyku. To neznamená, že jazyk by mal byť vysoko obočím alebo nejasný. Ak tí, ktorí čítajú dokument, nemusia úplne pochopiť, zvážte vytvorenie samostatnej stránky s odrážkami, aby ste vysvetlili hlavný dokument.
Zozbierajte všetky informácie, ktoré potrebujete pre dokument. Uveďte v dokumente jasné informácie vo veľkosti písma, ktoré si ostatní môžu ľahko prečítať. Experimentujte s veľkosťou písma a štýly tlače, aby ste vytvorili dobrý vizuálny dojem. Požiadajte niekoho, komu dôverujete, aby dokument skontroloval pred odoslaním.
Umiestnite meno, názov a oddelenie osoby, ktorá dostane dokument. Uveďte meno autora dokumentu, e-mailovú adresu a kontaktné telefónne čísla. Zadajte tento typ informácií v pravom hornom rohu titulnej strany alebo tieto informácie zdieľajte v spodnej časti.
Napíšte zhrnutie, ktoré uvádza, aké informácie dodáva dokument. Uveďte napríklad, že dokument predstavuje ponuku na zadanie zákazky. Obmedzte súhrnný výkaz na polovicu alebo menej. Napíšte túto časť, akoby čitateľ nemal žiadnu predstavu o žiadnych informáciách uvedených v dokumente. Súhrn by mal poskytnúť informácie, ktoré by osoba, ktorá prijíma dokument, mohla potrebovať zdieľať s ostatnými.
Ponúknite informácie o projekte, o ktorom chcete diskutovať, najprv s najdôležitejšími informáciami. Zapojte záujem čitateľa a snažte sa ho držať v každom odseku. Obchodné dokumenty majú tendenciu byť nudné príliš veľa. Vytvorte podkapitoly na prezentáciu informácií zaujímavejším spôsobom.
Vytvorte si obrázok so svojimi slovami. Pomôžte čitateľovi vizualizovať body, ktoré sa pokúšate urobiť, pomocou jazyka, ktorý popisuje, čo sa musí stať.
Výstraha
Napíšte akýkoľvek obchodný doklad na úroveň vzdelania čitateľa. Ak máte v úmysle najať hĺbkovú firmu na vyťaženie špiny zo staveniska, použite jazyk, ktorý táto spoločnosť využije pri každodenných operáciách, nie vedecký popis.
