Mnoho spoločností prináša mimo predajcov, keď majú rozsiahle projekty. Existuje mnoho dôvodov na outsourcing práce, vrátane nedostatku personálu, nedostatku zdrojov a nedostatku odborných znalostí pre projekt. Pri výbere perspektívneho predajcu podnik často vysiela žiadosť o informácie alebo žiadosť o predloženie ponuky. Pred rozhodnutím, ktorý typ nástroja je pre vašu organizáciu najvhodnejší, zvážte rozdiely medzi týmito dvoma.
Žiadosť o informáciu
Žiadosti o informácie alebo RFI sú plánovacie dokumenty. Sú neformálne dokumenty a zvyčajne nevyžadujú záväzok od žiadnej zo strán. RFI sú navrhnuté tak, aby zhromažďovali informácie o spoločnosti, schopnostiach, zručnostiach a skúsenostiach potenciálneho dodávateľa. Podrobnosti o projekte a rozpočte nie sú zvyčajne zahrnuté do tohto typu dokumentu. Jediný čas, kedy je tento typ informácií zahrnutý, je, ak spoločnosť hľadá krátkodobého dodávateľa pre malý projekt.
Žiadosť o návrh
Žiadosti o návrh alebo RFP sú zložité dokumenty, ktoré spoločnosti vytvárajú na prilákanie ponúk a návrhov od externých dodávateľov. Projekt RFP zvyčajne zahŕňa rozpočet projektu, časovú os a kritériá, ako aj ciele a ciele spoločnosti. Zameriava sa na špecifikácie a rozsah projektu a snaží sa získať podrobnú odpoveď od potenciálnych dodávateľov. Odpovede dodávateľa zvyčajne zahŕňajú informácie o spoločnosti predajcu, navrhovanú cenu a konkrétne podrobnosti o tom, ako bude dodávateľ realizovať a riadiť projekt.
Procesy
RFI sa zvyčajne používa samostatne pri nízkorozpočtových projektoch a ako východisko pre projekty s vysokým rozpočtom. Zvyčajne trvá niekoľko týždňov na odoslanie a prijímanie odpovedí na tento typ dokumentu a zvyčajne je menej ako 10 stránok. RFP sa používa na projekty s vysokým rozpočtom a bežne sa vytvára na konci fázy zhromažďovania informácií o projekte. Zvyčajne trvá niekoľko mesiacov na odosielanie a prijímanie odpovedí dodávateľa s týmto typom dokumentu a zvyčajne je to minimálne 20 strán.
výhody
Použitie RFI je výhodné pre malé projekty s nízkym dopadom. Tento dokument nevyžaduje od potenciálnych dodávateľov veľa času ani úsilia, pretože nemusia posielať dlhé opisy podrobností o projekte. Spoločnosti preto používajú tento typ dokumentu, aby sa dozvedeli viac o rozsahu rozsiahleho projektu pred začiatkom procesu návrhu. Prínosom RFP je to, že pripravuje spoločnosť na posun vpred s dodávateľom a začne zmluvnú fázu.
nevýhody
Nevýhodou RFI je, že predajcovia nemusia mať záujem o zasielanie informácií, pretože nevidia implicitný záväzok spoločnosti. Nevýhody RFP sú časovo náročné prípravy potrebné na ich odoslanie a prijímanie. Ak je spoločnosť neistá o celkovom rozsahu a špecifikáciách projektu, napísanie RFP môže byť veľmi ťažké alebo môže viesť k nepredvídateľným návrhom predajcov.
