Papierovanie je skutočnosťou v živote. Štruktúra projektu na kontrolu dokumentov poskytuje vzor pre klasifikáciu, spracovanie a uchovávanie dokumentov. Riadiace systémy dokumentov sa pohybujú od manuálnych plánov podávania dokumentov po použitie technológie zobrazovacích a informačných systémov na ukladanie a katalogizáciu dokumentov.
identifikácia
Kontrola dokumentov spája disciplíny knižničnej vedy a administratívnej správy. To sa odráža pri vytváraní projektových štruktúr súborov. Podobne ako v katalógu sa systém kontroly dokumentov skladá z identifikácie dokumentov, prideľovania kontrolných čísel av podrobnejších štruktúrach projektov, úrovní klasifikácie a bezpečnosti. Firmy často používajú zobrazovacie systémy, ktoré automaticky vytvárajú dátové štruktúry, a preto je efektívnejšie nájsť a nájsť dokumenty pomocou počítačovej technológie.
veľkosť
Veľkosť systému projektového riadenia dokumentov sa môže líšiť. Napríklad vo veľkom systéme môže byť kontrola dokumentov rozdelená do rôznych funkcií, ako sú archívne služby, služby uchovávania záznamov a služby na uchovávanie dokumentov.
účinky
Účinný strategický plán kontroly dokumentov zahŕňa systémy auditu na klasifikáciu a spracovanie dokumentov. Na správnu údržbu dokumentov a systémov, ktoré podporujú správu dokumentov, možno použiť štandardné pracovné postupy založené na funkciách kontroly dokumentov.
