Účelom systému kontroly dokumentov je zabezpečiť, aby dokumenty, ktoré vaša organizácia používa, boli účinné a aktuálne. To sa dá dosiahnuť použitím jednoduchého zoznamu dokumentov známych ako hlavný zoznam.
Príručka politiky a postupu
Riešenie dokumentov vo vašom manuáli o pravidlách a postupoch by malo byť prvým krokom. Okrem toho vaša organizácia by mala určiť správcu, ktorý bude kontrolovať kontrolu dokumentov tým, že bude zodpovedný za hlavný zoznam dokumentov.
Hlavný zoznam dokumentov
Vytvorte hlavný zoznam identifikujúci dokumenty používané vo vašej organizácii na efektívnu prácu. Medzi príklady dokumentov patria manuály postupu, príručky kvality, pracovné pokyny a formuláre. Pomocou formátu rozloženého listu uveďte názov dokumentu a verziu. Ak odkazujete na poverený postup z externého zdroja, odkaz na štandard v hlavnom zozname pomôže vysledovateľnosti.
Revízny proces
Dokumenty, ktoré sú revidované, musia byť uvedené v hlavnom zozname. Napríklad Pravidlá a postupy zabezpečenia kvality verzie B. Môžete vytvoriť svoj vlastný identifikačný systém. Niektoré organizácie používajú dátumy revízie. Pri revidovaní postupu musíte tiež skontrolovať všetky formuláre alebo pokyny, ktoré ste uviedli v rámci postupu.
