V určitom okamihu svojej kariéry budete pravdepodobne musieť napísať obchodnú správu. Obchodná správa sa zvyčajne zaoberá konkrétnym projektom alebo komponentom spoločnosti, prezentuje vaše zistenia a vydáva odporúčania zamýšľanému čitateľovi.
Plánovanie a písanie správnej obchodnej správy, ktorá dosahuje svojim zamýšľaným publikom a motivuje svojich čitateľov, sa zaoberá plánovaním, výskumom a záväzkom na úspech správy. Zatiaľ čo špecifický štýl písania obchodných správ, ktorý používate, by mal odrážať váš osobný štýl písania a osobnosť, ako aj osobnosť spoločnosti, existujú niektoré užitočné tipy na písanie správ, ktoré môže každý používať.
Objasniť účel správy
Niekoľko tipov na písanie správ je rovnako dôležité ako definovanie a objasnenie účelu správy. Vykonajte to čo najskôr v správe, aby ste nestrácali čas a energiu s nepotrebnými problémami. Zozbierajte všetky informácie potrebné na vytvorenie spoľahlivého prehľadu. Niekedy to môže znamenať rozhovor s ľuďmi, ktorých sa to týka, alebo môže byť rovnako zapojené ako vedenie výskumného projektu.
Príklad:
Táto správa sa zaoberá marketingovými technikami, ktoré sme použili v posledných piatich rokoch na získanie nových klientov. Na základe analýzy techník, vynaložených peňazí a koľko nových klientov sme získali z každého, rád by som odporúčal tri konkrétne typy marketingu v budúcnosti.
Usporiadajte všetky relevantné informácie
Nezabudnite obmedziť svoje informácie na účel obchodného výkazu. Nenechajte rozšíriť rozsah správy, pretože to môže vykoreniť formát vášho firemného prehľadu. Ak cieľom správy je odporučiť tri konkrétne témy marketingových techník, zostaňte zamerané na tieto tri techniky a relevantné informácie.
Príklad:
Ako uvidíte na základe môjho výskumu, ide o prvé tri marketingové techniky, ktoré odporúčam. Sú najefektívnejšie na dosiahnutie čo najväčšieho počtu nových klientov.
Poznať publikum formátu reportov pre podniky
Musíte pochopiť, kto píšete, a určiť, ako najlepšie osloviť toto publikum. Definujte tón, postoj a dôraz, ktorý je zameraný na vašich čitateľov. Aj keď by ste mali vždy byť profesionálom v štýle písania správy o podnikaní, úroveň podrobností, ktoré zahrniete, sa môže líšiť v závislosti od toho, kto číta správu.
Ak píšete vedúcim pracovníkom na vysokej úrovni, možno budete chcieť zahrnúť viac definitívnych čísel a výskumu a podrobnejšie vo svojich popisoch. Ak píšete marketingovému tímu, ktorý rozumie marketingovému jazyku, môžete použiť formát obchodných správ, ktorý má uvoľnenejší tón a hovorí s technikami, ktoré ste používali v minulosti.
Motivujte svoje publikum
Zostavte firemnú správu pomocou silných slov, ktoré motivujú vaše publikum. Vytvorte efektívne, dobre usporiadané vety, ale zostaňte vernými svojmu štýlu písania osobných obchodných správ. Niektoré vaše publikum môžu prehľadávať iba prehľad, preto si vyberte formát obchodných správ s bodmi s odrážkami, dostatkom prázdneho miesta, dobrými titulkami a titulkami a krátkymi odsekmi.
Príklad:
Tri Killer marketingové techniky
Môžeme získať o 35 percent viac klientov a ušetriť peniaze pomocou nasledujúcich troch marketingových techník:
- Mesačné e-mailové bulletiny poskytujúce užitočný obsah.
- Štvrťročné propagačné akcie v obchode.
- Reklama v miestnych novinách.
Pred korekciou pred odoslaním
Jedným z najdôležitejších tipov na písanie správ je dôkaz, úprava a revízia pred distribúciou správy. Mať druhú sadu očí prevzatú zo správy je vynikajúcim spôsobom, ako zabezpečiť, aby bola vaša správa jasná. Nechajte dostatok času na úpravu a úpravu výkazu pred termínom splatnosti. Nepokúšajte sa tento krok ponáhľať. Pri rozširovaní správy sa uistite, že všetky dokumenty a prílohy sú zahrnuté a že ich každý dostane.
