Volajúci môžu nechať správy vo vašej hlasovej pošty z rôznych dôvodov. Niektoré správy môžu byť priateľským upozornením na dôležité obchodné informácie a kontakty. To, čo hovoríte vo svojej hlasovej schránke, či už ide o osobnú hlasovú poštu alebo firemnú hlasovú poštu, bude hrať dôležitú úlohu v tom, aké informácie dostanete od volajúcich. Existuje niekoľko základných informácií, ktoré by ste mali vždy zahrnúť do vašej hlasovej pošty.
Odchádzajúca správa
Prvá vec, ktorú by ste mali urobiť pri opustení odchádzajúcej správy, je identifikovať vaše meno, organizáciu a telefónne číslo. Druhá vec, ktorú by ste mali urobiť, je osloviť vašu dostupnosť. Môžete napríklad povedať, že nie ste k dispozícii a určite čas a deň, kedy sa vrátite. Nakoniec zadajte podrobnosti o type informácií, ktoré chcete späť na hlasovú poštu, napríklad meno, spoločnosť, číslo a prípadne správu. Typická odchádzajúca hlasová pošta by mohla znieť takto: "Som Bob Smith so spoločnosťou Sampson, Inc. na adrese 555-555-5555. Nebudem k dispozícii až do štvrtej hodiny, ale opýtajte sa prosím na svoje meno, spoločnosť a číslo a telefonicky vám zavolám. Ďakujem vám. "Nezabudnite byť stručný a poskytnúť jasné, stručné pokyny pre volajúceho.
Vyhnite sa problémom
Volajúci môžu niekedy zavolať nesprávne čísla. Keď neuvediete svoje meno, organizáciu a telefónne číslo v odchádzajúcej správe, môžete často dostávať správy, ktoré nie sú určené pre vás. Uvedením týchto informácií sa ubezpečte, že volajúci vie, že dosiahli správnu osobu alebo vytočili správne číslo. Môžete alebo nemusíte podporovať volajúceho, aby zanechal správu. Ak ich nepodnecujete, aby opustili správu, bude pre vás ťažké posúdiť dôležitosť telefonického hovoru. Ak dostávate početné správy hlasovej pošty, tieto správy sú dôležité na to, aby ste určili, aké telefónne hovory sa budú vracať rýchlo a ako sa pripravujú na spätný hovor. Ak podporujete správy, mali by ste požiadať volajúceho, aby bol krátky alebo zhrnutie správy. Hlasové správy s dlhým vysvetlením správ sa môžu stať ťažkopádne alebo nemusia byť nevyhnutné, čím strácajú čas.
Pridať e-mail, sociálne médiá
Keďže sa prostredníctvom sociálnych médií zdieľa toľko informácií, pravdepodobne by ste mali zvážiť pridanie kontaktných informácií online do odchádzajúcej správy. Úlohou opustiť kontakty v sociálnych médiách je dostať volajúceho, aby pochopil, kam ho nechať. Môže vyžadovať, aby ste uviedli svoje meno a nepredpokladali, že volajúci vie. Ak by ste chceli volajúceho opustiť správu na vašu e-mailovú adresu, možno budete chcieť povedať "Môžete mi nechať e-mailovú adresu v Bob Smithovi v Sampson dot com", alebo "Môžete zanechať správu v bobsmith v spoločnosti sampson dot com. "Použite svoj najlepší úsudok, ale vysvetlite svoje meno a meno vašej spoločnosti dáva volajúcemu najlepší záber na získanie informácií správne. Nie je dobré spomenúť adresy URL, napríklad Facebook alebo Twitter, pretože tieto môžu byť mätúce. Ak sa domnievate, že sú to najlepšie miesta na to, aby ste mohli opustiť správy, povedzte v odchádzajúcej správe: "Môžete mi tiež nechať správu na mojej Facebook stránke."
