Pre mnohých ľudí je pamäť veľkého počtu telefónnych čísel nemožnou úlohou. Keď niekto zavolá vašu kanceláriu, musíte mať práve to správne číslo a najlepší spôsob, ako to dosiahnuť, je udržiavať telefónny zoznam v kancelárii. Zatiaľ čo veľké kancelárie môžu mať zložité telefónne systémy s elektronickými adresármi, väčšina kancelárií nepotrebuje nič také prepracované. S veľmi malým úsilím môžete vytvoriť jednoduchý kancelársky adresár, ktorý vám na dosah ruky poskytne všetky informácie, ktoré potrebujete.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
Tabuľkový softvér alebo účet Google Docs
Vytvorte novú tabuľku a pomenujte ju "Adresár kancelárie". Použitie tabuľky je jednoduchý spôsob, ako nastaviť telefónny zoznam pre kanceláriu, ktorá nie je dostatočne veľká na to, aby mala centrálny telefónny zoznam.
Do tabuľky pridajte tri hlavičky stĺpcov: Meno, Kancelária # a Telefón. Ak chcete, pridajte do tabuľky ďalšie stĺpce a môžete ľahko sledovať napríklad e-mailové adresy a faxové čísla.
Pošlite adresár (alebo odkaz naň, ak používate on-line tabuľku) svojim spolupracovníkom a požiadajte ich, aby vyplnili svoje vlastné správne informácie a pošlú ich späť. Môže ísť o kancelárskeho administratívneho asistenta s niektorými z týchto informácií, ktorých môžete požiadať, aby ste ihneď vyplnili informácie.
Zoznámte výsledky do jednej tabuľky so všetkými zmenami na nej. Teraz máte pracovný telefónny zoznam pre vašu kanceláriu.
Vytlačte telefónny zoznam alebo ho pošlite e-mail na zvyšok kancelárie a použite ho na všeobecné použitie. Pozrite si nižšie uvedené tipy pre jednoduchý spôsob distribúcie telefónneho zoznamu s menšími ťažkosťami.
Tipy
-
Keďže kancelárske telefónne čísla sa relatívne často menia, pomocou online tabuľky, ako je Dokumenty Google, môžete ušetriť čas a úsilie. Zdieľajte tabuľku s telefónnym adresárom s každým, kto je v kancelárii, a nechajte ich vykonať podľa potreby, a pretože adresár je online, nebudete sa musieť starať o zasielanie nových kópií po aktualizácii adresára.
