Z rôznych dôvodov niektorí zamestnanci nemusia mať záujem o vyplnenie časových rozpisov. Môžu to považovať za únavné a časovo náročné, alebo v prípade zamestnaných alebo oslobodených pracovníkov to môžu považovať za zbytočné. Federálny pracovný zákon si vyžaduje, aby ste sledovali čas neoprávneného zamestnanca; to zodpovedá väčšine hodinových pracovníkov. Za predpokladu, že budete mať presné záznamy, môžete použiť akýkoľvek časomiera, ktorý chcete. Existuje niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste zabezpečili dodržiavanie predpisov a aby ste sa neochotným zamestnancom riadne vyplnili svoje časové plány.
Vytvorte jednoducho použiteľný časomerový systém založený na veľkosti vašej mzdy. Napríklad, ak máte menej ako 10 zamestnancov, môžete si kúpiť štandardné časové listy z kancelárskych potrieb a zamestnanci ich dopĺňajú týždenne. Ak chcete zvýšiť presnosť, môžete namiesto toho zakúpiť štandardné hodiny punčoch a prázdne časové karty. Ak je vaša mzda značná, zvážte automatizovaný systém, ktorý od zamestnancov vyžaduje, aby hodinovali pomocou prstových kariet alebo tlače z prsta alebo dlaní.
Zahrňte časomierové postupy do vašej príručky pre zamestnancov. Zahŕňa to, keď sú splatné časové rozpisy a komu sa majú predkladať. Jasne uveďte dôsledky porušenia určitých pravidiel časového rozvrhu, ako napríklad ukončenie falošného časového rozvrhu. Dajte všetkým zamestnancom kópiu príručky.
Vytvorte kalendár miezd a rozdajte ho všetkým zamestnancom. To sa hodí, ak sa zmenia dni platenia, napríklad počas prázdninových týždňov. Kalendár zobrazuje dátum začiatku a konca výplatného obdobia, dátumy odoslania časového rozvrhu a zodpovedajúce dátumy platenia počas celého roka.
Určite manažérov a školiteľov, aby vyškolili nových a existujúcich zamestnancov o tom, ako vyplniť časové rozvrhy. Ak máte automatizovaný systém, v prípade potreby požiadajte predajcu, aby vyslal niekoho, aby školil manažérov a školiteľov, ktorí by mali zasa vyškoliť svojich zamestnancov.
Zjednodušte výpočet časového rozvrhu tým, že sa od zamestnancov vyžaduje, aby zaokrúhľovali nahor a nadol na najbližšiu štvrťhodinu. Okolo času od jedného do siedmich minút a od 8 do 14 minút. Napríklad, ak zamestnanec príde do práce v 8:11 hod., Dá časový list o 8:15. Ak bude chodiť v 5:21, píše o 17:15. V mnohých prípadoch automatické časomiera vykonáva zaokrúhľovanie.
Obmedzte položky časového záznamu len na to, čo sa počíta. Napríklad obmedzenie vstupov na pravidelné, nadčasové, dovolenkové, choré a osobné hodiny a platené prestávky. Požiadať pracovníkov s pevným platom, aby v prípade potreby vyplnili iba časové rozpisy.
Vysvetlite zamestnancom, čo je v nich pre nich. Povedzme napríklad, že riadne dokončenie urýchľuje spracovanie miezd, zabezpečuje včasné výplaty, urýchľuje účtovací cyklus a zvyšuje hotovostný tok. Manažéri alebo vedúci pracovníci oznámia výhody svojim podriadeným.
Povzbudzujte politiku otvorených dverí, aby sa zamestnanci mohli obrátiť na svojich nadriadených, keď majú časové rozvrhy.
Nepoužívajte systém sankcií, aby dostávali zamestnancov k vyplneniu svojho časového výkazu primerane. Napríklad zadržanie výplaty, kým zamestnanci nepredložia časový rozvrh, by mohli byť zakázané podľa zákona štátu a môžu vytvárať prostredie nedôvery medzi manažérmi a zamestnancami.
Tipy
-
Pred zavedením politík týkajúcich sa časového rozvrhovania sa obráťte na štátny úrad práce o príslušné pravidlá. Napríklad štát môže mať špecifické pravidlá pre zaokrúhľovanie, vedenie záznamov a používanie biometrických časových hodín.
