Po ich skončení nevypršia platnosť formulárov W-9 predajcov, nezávislých a zmluvných partnerov. Avšak IRS vyžaduje, aby boli vymenené, keď sa zmenili konkrétne informácie, vrátane zmien v názvoch, typu podnikateľskej entity alebo identifikačného čísla daňovníka. Hoci spoločnosť IRS nevyžaduje, môže vaša firma požiadať o aktualizáciu formulárov W-9 s cieľom udržiavať presné záznamy o poskytovateľoch služieb.
Tipy
-
Formuláre W-9 obsahujú dôležité daňové informácie o poskytovateľoch služieb vašej firmy a nevypršia. Určité zmeny informácií však môžu viesť k vyžadovaniu nového W-9.
Účel W-9
Formy IRS W-9 používajú podniky na zhromažďovanie informácií daňových poplatníkov poskytovateľov služieb, ktorí nie sú zamestnancami. Finančné spoločnosti tiež používajú formulár W-9 na oznamovanie zdaniteľných úrokov a dividend vyplácaných ich klientom. Informácie zadané vo formulári sú zasielané do IRS, aby dokumentovali platby, ktoré podnik vykonal pre nezávislých dodávateľov a nezávislých dodávateľov, ktorí dostali viac ako 600 dolárov za služby vykonávané v priebehu kalendárneho roka. IRS vyžaduje, aby jednotlivci vyplnili formulár svojím menom, adresou, daňovým identifikačným číslom alebo číslom sociálneho poistenia a podpisom. Dodávatelia a nezávislí dodávatelia sú požiadaní o názov svojej firmy, typ podnikateľského subjektu, identifikačné číslo zamestnanca a podpis zastúpeného. Všetci poskytovatelia služieb musia uviesť, či sú oslobodení alebo nie sú oslobodení od zadržania záloh.
Keď je potrebný nový formulár W-9
Aby sa zabezpečilo, že výnosy hlásené podnikom zodpovedajú údajom predloženým v daňových priznaniach poskytovateľov služieb, IRS vyžaduje za určitých okolností nahradenie existujúceho formulára W-9. Ak sa zmení meno osoby, napríklad po uzavretí manželstva, je potrebný nový W-9; Zmena adresy však nevyžaduje výmenu W-9. Ďalším dôvodom by bolo, keby sa podnik zmenil z jedného druhu právnickej osoby na druhú. Napríklad, ak vlastníctvo mení LLC, je potrebný nový formulár W-9. Podobne by zmena z identifikačného čísla daňovníka na identifikačné číslo zamestnávateľa vyžadovala náhradný formulár.
Zmeny v zálohovaní
IRS môže inštruovať podnik, aby zadržal percento príjmov vyplatených konkrétnym poskytovateľom služieb. Toto sa nazýva zadržanie zálohy. Peniaze sú zadržané podnikom a zasielané do IRS z dôvodov, ktoré môžu zahŕňať nedostatočné platby dane, nesprávne daňové identifikačné číslo alebo neposkytnutie daňového identifikačného čísla. IRS vyžaduje nový formulár W-9, keď je podnik nariaďovaný, aby inicioval zálohovanie zrážky pre nezávislého dodávateľa alebo dodávateľa. V náhradnom formulári musí byť uvedená zmena zrážkovej zálohy od oslobodeného od dane až po oslobodenie od dane.
