Bez systému riadenia databáz, ktorý bude organizovať, kontrolovať a katalogizovať údaje, by bol informačný systém organizovanou konglomeráciou dát. Konečnou úlohou systému správy databáz je implementovať kontroly a zabezpečiť údržbu dátových súborov pomocou zabezpečenia dát, aby sa zabezpečila integrita dát.
Katalógy štruktúr súborov
Proces katalogizácie súborov v systéme správy databáz je veľmi dôležitý. Existujú rôzne typy súborov, ktoré sa pohybujú od aktuálneho počítačového kódu a programov dopytu (ktoré extrahujú informácie) k systémovým nástrojom a programom údržby záznamov. Všetky tieto programy majú jedinečnú štruktúru súborov, ktorú identifikuje systémová schéma alebo "schéma". Bez procesu štruktúry súborov by bolo ťažké pristupovať a pracovať so súbormi. Štruktúra súborov v rámci (DBMS) poskytuje riadnu štruktúru pre prístup k súborom a správu.
Identifikácia typov databáz
Systém DBMS môže pozostávať z rôznych typov databáz. Databáza obsahuje záznamovú štruktúru informácií. Databázy v rámci DBMS môžu byť indexovaná, sekvenčná alebo relačná databáza. Indexová databáza je založená na primárnom kľúči a môže byť indexovaná na ľubovoľnom jedinečnom poli v štruktúre databázy. Sekvenčná databáza je prístupná od začiatku prvého záznamu v databáze a relačná databáza pozostáva zo záznamov, ktoré sa môžu pripojiť k iným existujúcim záznamom v inej databáze založenej na jedinečných identifikátoroch. DBMS umožňuje rozdelenie, katalogizáciu a prístup pre tieto typy databáz.
Zabezpečenie dát
Bezpečnosť dát je dôležitou vlastnosťou pre akýkoľvek informačný systém. SDS poskytuje bezpečnostné tabuľky, ktoré sú záznamy určené pre informácie o používateľovi, identifikáciu a heslá. Bezpečnostný systém je zostavený z tabuliek relačných databáz a každá podmienka (užívateľské prístupové kódy) musí byť splnená v každej tabuľke pre prístup užívateľa k systému. Systémy DBMS môžu mať vstavané bezpečnostné aplikácie, ktoré priraďujú užívateľské práva a privilégiá použitím tabuľky autorít v systémových aplikáciách.
Tabuľky a záznamy
V rámci databázy DBMS majú všetky databázy priradené záznamy. Záznamy sú klasifikované ako záznamy položiek alebo detailov. Záznamy položiek sú všeobecné informačné záznamy a záznamy detailov sú zamerané na identifikátor poľa v záznamoch položiek a poskytujú navyše "podrobné" informácie o poli a generujú svoj záznam z záznamu o položke. Tabuľky sú štruktúry, na ktorých existujú položky a záznamy detailov. Príkladom položky a detailným záznamom je opis nábytku v databáze pozostávajúcej z všeobecných dátových polí pre prepravu, platbu atď. A príslušný záznam o detailoch, ktorý ďalej rozdeľuje nábytok do rôznych farieb.
Integrita dátových súborov
Ak je informačný systém spracovateľský systém založený na transakciách, sú vytvorené súbory údajov na katalógové zmeny údajov, ktoré iniciovali používatelia do systému so všetkými zmenami hlásenými v prehľade o výnimke transakcie. Údaje sa zhromažďujú, distribuujú a spracovávajú pomocou dávkových metód alebo metód v reálnom čase. Ak ide o dávkovú rutinu, väčšina organizácií aktualizuje svoje systémy raz denne, zatiaľ čo v reálnom čase môžu byť okamžite pridané aktualizácie.
