Záznamník o mzdách obsahuje informácie týkajúce sa miezd a platov vyplácaných zamestnancom. Informácie sú často pre jedno účtovné obdobie. Spoločnosti budú musieť vytvoriť osobitnú hlavnú knihu o mzdových informáciách. Ďalším názvom pre túto knihu môže byť denník miezd. Časopis môže obsahovať viac informácií ako tradičná kniha. Každý účet obsahuje informácie týkajúce sa miezd, platov, dávok, dane z miezd a ďalších informácií. Spoločnosti zvyčajne potrebujú zriadiť účty výdavkov a zodpovednosti.
Vytvorte účty riadiace mzdové účty. Ide o účty hlavnej knihy najvyššej úrovne, ktoré kontrolujú každý účet pod ním. Kontrolné číslo účtu môže byť 200500 pre záväzky a 600500 pre výdavky.
Použite rôzne čísla účtov pre mzdy a platy. Mzdové účty by mali obsahovať informácie pre zamestnancov platených hodinovo. Mzdové účty by sa mali vzťahovať najmä na fixné náklady na prácu. Číslo účtu by malo začínať na 200501 a 600501 (záväzky a výdavky) a pokračovať týmto spôsobom pre každý potrebný účet.
Uveďte každú daň zo mzdy osobitne do hlavnej knihy. Mzdové dane zahŕňajú federálne, štátne, sociálne zabezpečenie, Medicare a nezamestnanosť. Vytvorte účet výdavkov pre časť zamestnávateľa a príslušný účet záväzkov za každú daň.
Zaznamenávať údaje o mzdových účtoch na základe časového rozlíšenia. Napríklad pripravte mzdové účty na konci každého dvojtýždňového obdobia výplaty. Uveďte informácie na príslušné účty výdavkov a platieb.
Obmedziť prístup k účtovníctvu vedúcich účtovníkov. Títo jedinci by mali byť jediní, ktorí majú prístup k účtovnej knihe na vykonanie zmien.
