Hlavná kniha je miesto, kde sa zhromažďujú všetky informácie a záznamy o účtovnom systéme spoločnosti a kde sú zaznamenané všetky transakcie. Taktiež sa čerpajú informácie o finančných výkazoch (súvaha, výkaz ziskov a strát a výkaz peňažných tokov). Hlavná kniha musí byť udržiavaná v rovnováhe a aktuálna, aby boli účtovné záznamy úplné a presné.
Určte, či je hlavná kniha v rovnováhe. Pravidelne, obvykle mesačne, budú knihy spoločnosti vyvážené a zatvorené. Znamená to, že sa vykonajú všetky potrebné úpravy, aby sa vyrovnala hlavná kniha. Účtovná závierka je zostavená z hlavnej knihy. Uzávierky sa vykonávajú na stanovenie začiatočných zostatkov na nasledujúce obdobie - to znamená aktualizácia hlavnej knihy. Záverečné záznamy by sa nemali robiť, kým sa hlavná kniha nevyrovná za bežné obdobie. Ak sú počiatočné zostatky nesprávne pre nasledujúce obdobia, budú naďalej pre všetky nasledujúce obdobia, až kým nebudú vykonané správne úpravy.
Spravujte protokol o bilancii, ktorý obsahuje začiatočné zostatky a koncové zostatky. Ak súčet začiatočných súvahových položiek nie je nulový, spustite znova protokol bilancie.Obdobie, kedy sa začiatočné zostatky rovnajú nule, je miesto, kde sa najskôr vyskytne problém s nevyrovnaním.
Pomocou príslušného časového pásma vytlačte správu zdrojov detailov hlavnej knihy pre všetky časopisy a šarže.
Prečítajte si správu zdroja detailov hlavnej knihy a identifikujte položky, ktoré nie sú obojstranné. Keď nájdete položku, ktorá nie je obojstranná, budete musieť zistiť, ktorá časť záznamu chýba.
Na zadanie chýbajúcej časti záznamu bude potrebná jednostranná položka. Ak chcete urobiť jednostranný záznam, pravdepodobne budete potrebovať práva na dohľad nad systémom.
Ak chcete upraviť položku vo všeobecnom časopise, zadajte z registra register pôvodné časopis, číslo šarže a dátum účtovania. V poliach na zadávanie údajov zadajte iba chybné účty a údaje. Po dokončení týchto záznamov vytlačte všeobecný denník a aktualizujte ho.
Potvrďte, že už nie ste v rovnováhe. Porovnajte koncové váhy pre skúšobnú správu za dané obdobie.
Opakujte celý proces pre každé nasledujúce obdobie, až kým nedosiahnete súčasné obdobie a už nebudete vyvážený. V budúcnosti by ste mali pracovať len s aktuálnym obdobím, pretože ste korigovali všetky predchádzajúce obdobia a knihy nebudú zatvorené bez predchádzajúceho vyrovnávania hlavnej knihy.
Treba poznamenať, že hlavná účtovná kniha môže vyvážiť a stále byť nesprávna, k tomu dochádza vtedy, keď sa debety rovnajú kreditom, ale boli účtované nesprávne účty.
