Hlavná kniha je súbor alebo kniha, v ktorej podnik zaznamenáva všetky svoje finančné transakcie. Na začiatku každého fiškálneho roka sa začína nová hlavná kniha s počiatočným zostatkom. Počas tohto roka účtovník alebo účtovník zadá každú transakciu, ktorá sa rozdelí na priradené účty. Obvykle sa to robí pomocou kódov účtov priradených podnikom. Nielen, že hlavná kniha pomáha obchodnej dráhe, kde peniaze idú, ale tiež pomáha odhadnúť, čo bude potrebné v nasledujúcom fiškálnom roku.
V prvej bunke tabuľky alebo v ľavom hornom priestore v knihe hardvéru zadajte "Kód G / L". Tu sa zadajú kódy účtov hlavnej knihy. Každý kód účtu je pridelený konkrétnemu oddeleniu alebo kategórii, ako napríklad kancelárske potreby, poštovné alebo právne služby.
V druhej bunke tabuľky alebo v druhom priestore v prvom riadku knihy zadajte "Dátum faktúry". V tomto stĺpci zodpovedná osoba zadá dátum, kedy došlo k úveru alebo debetu. Zadajte "Číslo faktúry" do nasledujúcej bunky.
V nasledujúcich troch políčkach alebo poliach zadajte výraz "Požadované", "Suma kontroly" a "Platba do". Osoba zodpovedná za vedenie hlavnej knihy vstúpi, kto požiadal o šek, o koľko a koho bola vystavená. V nasledujúcej bunke alebo priestore zadajte "Účel", aby ste umožnili podrobný opis výdavkov.
V poslednom priestore bunky alebo knihy v prvom riadku zadajte položku "Zostatok". Zadajte začiatočný zostatok za fiskálny rok do prvej bunky tohto stĺpca pod záhlavím.
Zadajte vzorec na automatické vloženie zvyšného zostatku do stĺpca Zostatok, ak používate tabuľkový procesor, ako je program Microsoft Excel. Syntax pre tento vzorec by bol "= posledný zostatok - suma kontroly." Ak používate hard-copy knižku, váha bude musieť byť manuálne vypočítaná.
Tipy
-
Ak podnik používa viacero podúčtov pod jedným kódom G / L, ako napríklad kódy kancelárskych potrieb účtovaných na konkrétne oddelenia, použite na každom oddelení rôzne tabuľky pracovných hárkov alebo stránky kníh pomocou zostatku rozpočtu každého oddelenia.
