Zatiaľ čo spoločnosti takmer akejkoľvek veľkosti môžu používať podnikový systém, vo väčšine prípadov podnik odkazuje na organizáciu 500 alebo viac počítačov pripojených k rovnakej sieti. Bez ohľadu na veľkosť spoločnosti majú všetky systémy podnikania jednu spoločnú vec: znižujú úsilie, ktoré vyžadujú manažéri a zamestnanci pri riadení informácií. Podnikové systémy integrujú informácie a procesy používané v celej organizácii a ideálne ich sprístupňujú z jedného miesta.
V súčasnosti sú k dispozícii tri rôzne typy podnikových systémov:
- ERP: Plánovanie podnikových zdrojov
- CRM: Správa vzťahov so zákazníkmi
- SCM: Správa dodávateľského reťazca
Pochopenie platformy podnikového softvéru
Každý, kto má počítač alebo mobilný telefón, už pozná dva typy softvéru: operačné systémy a aplikácie. Operačné systémy, ako napríklad Microsoft Windows, Linux, Android a Apple iOS, majú prístup k hardvéru a poskytujú platformu, na ktorej môžu bežať aplikácie. Aplikácie alebo aplikácie sú softvér, ktorý používate na prehrávanie hier a na prácu.
V podnikateľskom prostredí sú počítače zvyčajne pripojené v sieti prostredníctvom jedného alebo viacerých výkonných počítačov nazývaných servery. Server môže byť umiestnený vo vašej kancelárii alebo môže byť niekde inde, ku ktorému pristupujete cez internet. Aplikácie umiestnené na serveri, ktoré môžu používať všetci v spoločnosti naraz, sa nazývajú podnikový softvér. Spoločnosť môže použiť podnikový softvér na vykonávanie činností, ako je sledovanie inventára, riadenie predaja a platieb a ukladanie informácií o zákazníkoch a záznamov zamestnancov.
Tipy
-
Keď ľudia hovoria o oblakoch, odkazujú na server alebo skupinu serverov, ktoré sú prístupné cez internet.
ERP: systémy plánovania podnikových zdrojov
Ak máte niekoľko obchodných funkcií, ktoré chcete mať prístupné v podnikovom systéme, softvérový balík ERP má často najväčší zmysel.Rovnako, ako spoločnosť Microsoft spája svoje desktopové aplikácie ako Word, Excel a Powerpoint do jedného balíka, ktorý dokáže spolupracovať, softvér ERP zoskupuje podnikové aplikácie do jedného balíka, ktorý môže tiež pracovať spoločne. Tieto aplikácie, zvyčajne nazývané moduly, je možné zakúpiť v balíkoch a potom, ak potrebujete viac funkcií, je možné pridať ďalšie moduly.
ERP systémy môžu vo svojich moduloch zvyčajne zahrnúť systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi a dodávateľským reťazcom.
CRM: Systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi
CRM softvér je podobný ERP, ale ako to naznačuje jeho názov, je zameraný na údaje o zákazníkoch. Najčastejšie sa používa na predaj, zákaznícky servis a marketing. Akékoľvek informácie o vašich zákazníkoch môžete vložiť do systému CRM, ktorý je dostupný komukoľvek inému vo vašej firme. Osobné kontaktné informácie pre rôznych ľudí v organizácii zákazníka môžu byť uložené, rovnako ako nákupná história, sťažnosti a vrátenie. Po zadaní týchto údajov sa systém CRM môže použiť na predpovedanie predaja a pomôže vám určiť marketingové príležitosti.
CSM: Systémy riadenia dodávateľského reťazca
Softvér CSM sa točí okolo zdrojov a logistiky, ktoré sú potrebné na získanie produktov zákazníkom. Spoločný dodávateľský reťazec by zahŕňal získavanie surovín od dodávateľov, objednávanie a sledovanie zásielok, potom sledovanie položiek, ktoré sa vyrábajú prostredníctvom výrobného procesu, ich uloženie do skladu a ich následné odoslanie zákazníkom. Správne optimalizovaný systém CSM by mohol automaticky zadávať objednávky s dodávateľmi predtým, ako sú potrebné suroviny, a sledovať efektívnosť každého oddelenia pri jeho výrobe.
Prehliadanie rôznych typov ERP modulov
Rôzne moduly potom môžu sprístupniť tieto údaje a podľa potreby ich prezentovať zamestnancom. Bez takéhoto systému môže účtovné oddelenie používať jeden systém, oddelenie predaja iný systém, zatiaľ čo sklad používa tretí systém. Informácie o každom oddelení by zostali vo vlastnom sila, ktoré by bolo iným oddeleniam nedostupné.
Predpokladajme napríklad, že ste vlastnili firmu, ktorá vyrábala detské topánky. Bez podnikového systému by každé oddelenie prebehlo nezávisle od seba. Ak obchodné oddelenie vylodilo nového klienta, museli by kontaktovať účtovníctvo, aby klienta zriadili a schválili na úver. Po schválení bude účtovné oddelenie povinné oznámiť obchodnému oddeleniu, že prvá objednávka môže byť spracovaná. Potom by sa niekto musel koordinovať so skladom a výrobným oddelením, zatiaľ čo oddelenie nákupu a oddelenia ľudských zdrojov by bolo potrebné zaviesť, aby sa zabezpečilo dostatok dodávok a pracovníkov na spracovanie objednávky. Každý z týchto krokov by zahŕňal e-maily a telefónne hovory v celej spoločnosti, ako aj klientovi, kým nebol odoslaný.
Pomocou rôznych podnikových systémov by sa to všetko mohlo robiť automaticky a veľa z nich bez ľudskej interakcie, čo urýchľuje proces a znižuje ľudské chyby.
Modul predaja: Váš obchodný zástupca pristá nový zákazník, maloobchodný odevný reťazec nachádzajúci sa v Kanade, ktorý chce kúpiť 1 000 topánok rovnakého dizajnu a rôznych veľkostí. Zadá informácie o klientovi do predajného modulu.
Účtovný modul: Účtovné oddelenie dostane upozornenie, že bol pridaný nový klient. Overujú informácie o klientovi a spúšťajú kontrolu kreditov. Po potvrdení objednávky klienta predajca dostane potvrdenie vrátane predajnej ceny a zľavy pre klientov.
Modul zásob: Ako zástupca predaja potvrdzuje objednávku, systém jej oznámi, že existuje 200 z týchto topánok na sklade, ktoré je možné ihneď odoslať. Zostávajúce topánky musia byť vyrobené a môžu byť odoslané do dvoch týždňov.
Výrobný modul: Po potvrdení objednávky je vedúci výroby informovaný, že musí mať 800 topánok požadovaných rozmerov.
Modul ľudských zdrojov: S najnovšou objednávkou sa ľudské zdroje informujú o tom, že dosiahli nový limit, a na základe aktualizovanej predpovede predaja za štvrťrok by sa mali zamestnať ďalšie dvaja zamestnanci.
Modul nákupu: Nové objednávky na topánky automaticky prinútia výrobcovi kaučuku spoločnosti udržať zásoby na minimálnej úrovni.
Modul sledovania objednávok: Nový kanadský klient sa môže prihlásiť na webovú stránku vašej spoločnosti a zistiť, kedy bude objednávka odoslaná. V systéme sa zobrazujú aj ostatné produkty, ktoré podobný maloobchodníci objednali za posledný mesiac.
Modul na podporu rozhodovania: Uvidíte, že objednávky do Kanady pretrvávajú a poskytujú vám údaje, ktoré potrebujete, aby ste sa rozhodli, či si pre túto krajinu najmete obchodného zástupcu. Pri pohľade na konkrétne štýly, ktoré sa tam predávajú, uvedomíte si, že pre tento nový trh môžu existovať trhy pre podobné štýlové topánky.
Výhody a zlyhania podnikových systémov
Výber správneho podnikového softvéru môže zvýšiť produktivitu, znížiť náklady, zvýšiť predaj a urobiť rozhodnutia manažmentu oveľa efektívnejšie. Vo veku globálneho obchodovania, ak vaša konkurencia už využíva podnikové riešenia na zefektívnenie toku informácií, nemôže mať podniková platforma menej konkurencieschopnú a môže ohroziť vaše podnikanie.
Na druhej strane, prijatie podnikového riešenia je podobne ako vloženie všetkých vašich údajov vajec do jedného koša. Problém s inštaláciou môže paralyzovať každé oddelenie. V prieskume v roku 2015 21 percent opýtaných uviedlo zavedenie ERP riešenia ako neúspech. Problémy môžu zahŕňať:
- Nesprávne zaškolenie pracovníkov na prevádzku nového systému.
- Neschopnosť porozumieť požiadavkám personálu.
- Nesprávne konfigurácia požadovaných údajov pre prístup k systému.
- Neschopnosť chrániť citlivé údaje pred prístupom hackerov.
Zatiaľ čo niektoré problémy môžu spôsobiť bolesti hlavy len niekoľko týždňov, iné môžu trvať niekoľko rokov. Z historického hľadiska je známe, že chudobné podnikové implementácie znižujú miliardové korporácie. Klasická prípadová štúdia v zlom vykonávaní ERP raz spôsobila, že Hershey nedosiahla čokoládu na maloobchodnom trhu v čase pre Halloween, čo spôsobilo, že jeho ceny akcií klesli dramaticky. V uplynulých rokoch bol Targetovi neúspešný vstup do Kanady obviňovaný aj z nedostatočne organizovanej implementácie ERP.
