Mnoho organizácií plánuje zamestnancov pracovať 24-7, 365 dní ročne, aby uspokojili pracovné požiadavky a poskytli vyššiu úroveň služieb než konkurenti. Účinné plánovanie zamestnancov na pokrytie týchto zmien vyžaduje vyváženie očakávaného dopytu, požadovaných úrovní služieb, dostupnosti zamestnancov a nákladov. Keďže mzdy a výhody sú často najväčšími riadkovými položkami v rámci oddelenia rozpočtu, presnosť plánovania má priamy vplyv na spodný riadok. Mnohé podniky sa spoliehajú na softvér na plánovanie, nazývaný aj balíky riadenia pracovných síl, ktoré pomáhajú s touto dôležitou úlohou.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Správy o produktivite
-
Softvér tabuľkového procesora
-
Softvér pre správu pracovných síl (voliteľné, ale odporúčané)
Ako plánovať zamestnancov 24-7
Rozumieť obchodným úlohám, ktoré vyžadujú pokrytie zamestnancami, ako je napríklad prijímanie prichádzajúcich hovorov, odpovedanie na e-maily zákazníkov alebo zadávanie faxových objednávok. Rozpoznanie obchodných cieľov, metrík a očakávaní na úrovni zákazníckych služieb pre každú úlohu. Určite priemerný čas potrebný na efektívne dokončenie každej úlohy. Identifikujte všetky faktory, ktoré môžu pozitívne alebo negatívne ovplyvniť produktivitu zamestnancov.
Určte, kto dokončí prácu (napríklad zástupcovia, manažéri) a na akých miestach firmy. Ak existuje viacero pracovných miest, zistite, či existujú rozdiely v časových pásmach. Zvážte vašu kombináciu zamestnancov na čiastočný úväzok a zamestnancov na plný úväzok.
Zoznámte sa so všetkými firemnými pravidlami alebo právnymi predpismi, ktoré by mohli ovplyvniť vaše rozhodnutia o plánovaní. Vyhľadajte vstup od svojho odboru ľudských zdrojov.
Prognóza dopytu po podnikaní pomocou údajov, správ a prognostického softvéru. Analyzujte historický objem práce za rovnaké časové obdobia.Zvážte budúce výkyvy dopytu v súvislosti so sezónnosťou, zmenami výrobkov, reklamou, trhovými podmienkami, rastom alebo poklesom podnikania a ďalšími relevantnými faktormi. Určte celkový objem očakávanej práce, rozdelený podľa časových prírastkov, ako je mesiac, týždeň, deň a hodina. Vytvorením veľmi podrobnej prognózy dopytu môžete presnejšie predpovedať potreby personálu.
Odhad predpokladaných personálnych výnimiek, čo sú hodiny, ktoré zamestnanci nebudú k dispozícii na dokončenie pracovných úloh. Výnimky zahŕňajú čas choroby, dovolenku, prestávky, stretnutia a školenia. Prečítajte si historické informácie a vytvorte predpoklady o budúcom čase výnimky.
Vytvorte model personálu, "čo ak", ktorý používa softvér na správu pracovných síl (WFM) alebo Microsoft Excel. Vstupy by mali zahŕňať úlohy, produktivitu, očakávané pracovné zaťaženie a prognózy výnimiek. modely.
Dokončiť model personálu / dopytu a potom vytvoriť plán na pokrytie požadovaných posunov. Naplánujte zamestnancov na prvom riadku a riadiacich pracovníkov. Mnoho firiem umožňuje zamestnancom s najvyššou odpracovanosťou a najlepším pracovným výkonom vybrať si požadované zmeny.
Neustále monitorovať a upravovať plány na základe meniacich sa obchodných potrieb.
Tipy
-
Mnohí zamestnávatelia ponúkajú stimuly pre zamestnancov, ktorí pracujú s menej žiadanými zmenami, platenými v rámci hodinovej mzdy alebo ako bonus.
Vzhľadom na kolísanie objemu práce je bežné naplánovať dostatok zamestnancov, aby zvládli najrýchlejšie alebo najvyššie hodiny v rámci konkrétnej zmeny, potom využili menej času na tréning alebo prestávky.
Výstraha
Hoci neustále sa meniace zmeny a harmonogramy môžu prispôsobiť vašim obchodným potrebám, príliš veľa zmien môže mať negatívny vplyv na zamestnancovú morálku. Väčšina zamestnancov preferuje konzistentné plány.
