Pri písaní obchodného listu môžete pomocou riadku "Upozornenie" pomôcť nasmerovať svoju korešpondenciu na správneho príjemcu. Použitie riadka "Upozornenie" je vhodné, ak posielate list celému oddeleniu alebo ak máte titul, ale nie meno osoby, ktorá potrebuje list. Ak máte meno konkrétneho jednotlivca, nemusíte používať riadok "Upozornenie".
Pomocou riadku "Upozornenie" v rámci obchodného listu
Začnite svoj obchodný list zadaním vlastnej adresy. Preskočte riadok a zadajte dátum. Preskočiť ďalší riadok.
Zadajte všeobecnú adresu spoločnosti, ktorej posielate list. Toto je známe ako vnútorná adresa.
Preskočte riadok a zadajte riadok "Pozor". Môžete použiť všetky veľké písmená alebo kombináciu veľkých a malých písmen. Je lepšie vypísať "Pozornosť" skôr ako skrátiť ju ako "ATTN" alebo "Attn." Nasledujte to s názvom oddelenia, ktoré chcete kontaktovať. Ak kontaktujete konkrétneho jednotlivca, nie je potrebné používať riadok "Upozornenie". Namiesto toho použite meno osoby ako prvý riadok vnútornej adresy. Existujú rôzne názory na to, či sa má použiť dvojbodka po upozornení, ale vo svojej knihe Essentials of Business Communication autorky Mary Ellen Guffey a Richard Almonte hovoria, že hrubé črevo je voliteľné.
Tu sú dva príklady toho, ako by mohla vyzerať linka "Pozor":
POZOR MANAŽÉR ĽUDSKÝCH ZDROJOV
alebo
Upozornenie: Manažér ľudských zdrojov
Preskočte riadok a zadajte pozdrav, za ktorým nasleduje text písmena.
Použitie riadka "Upozornenie" na poštovú etiketu alebo obálku
Najskôr napíšte alebo napíšte riadok "Pozor". Hoci sa líši od formátu vnútornej adresy obchodného listu, je to prednostný formát poštovej služby USA.
Nasledujte to s úplnou adresou spoločnosti, ku ktorej smerujete korešpondenciu. Nezabudnite uviesť čísla apartmánov alebo podlaží, ak ich poznáte, ako aj adresu, mesto, štát a PSČ.
Pred zaslaním písmena skontrolujte presnosť adresy.
Tipy
-
Niektorí stylisti veria, že riadok "Pozor" v obchodnom liste nie je nikdy potrebný. Vo všeobecnosti ho používajte len vtedy, keď si myslíte, že vaša korešpondencia môže mať ťažkosti s nájdením svojho zamýšľaného príjemcu.
