Ako zamestnávateľ ste zodpovední za odoslanie daňových výkazov W-2 každému zamestnancovi do 31. januára. Uchovávanie vašich W-2 kópií v spise už niekoľko rokov chráni pred nárokmi, ktoré ste im nepodali včas a slúžia ako obhajoba na auditu.
Požiadavky na vedenie záznamov
Vnútorná daňová služba môže overiť daňové priznanie malého podniku po dobu až troch rokov od podania, podľa právnej webovej stránky Nolo. IRS povzbudzuje majiteľov firiem, aby uchovávali všetky daňové dokumenty, vrátane W-2s, najmenej štyri roky po podaní. Nolo ponúka ešte konzervatívnejší návrh na uchovávanie záznamov najmenej šesť rokov po podaní.
Dôvody na pozastavenie
Okrem použitia výkazov W-2 ako dokumentácie v rámci auditu ich chcete držať v prípade, že zamestnanci tvrdia, že nedostali kópiu. Zamestnanci sú odkázaní, aby vás kontaktovali, ak nedostanú W-2 do dvoch týždňov od termínu uzávierky 31. januára. V tomto okamihu môže byť potrebné odoslať ďalšiu kópiu. Musíte tiež uchovávať kópie vašich daňových dokladov o podnikateľskej dani vrátane výnosov, za ktoré ste oznámili príjem zamestnanca, najmenej šesť rokov.
