Vo svete účtovníctva sa transakcie príjmov a výdavkov zaznamenávajú pomocou konkrétneho procesu, ktorý je nastavený na sledovanie a klasifikáciu každej transakcie pre ľahké stiahnutie z trhu neskôr. Účtovníci zaznamenávajú transakcie nepretržite a každý mesiac musia byť schopní zoradiť a klasifikovať tieto údaje do formátu, ktorý vytvára súbor finančných výkazov vrátane výkazu ziskov a strát spoločnosti a súvahy. Každý kus danej finančnej transakcie je zaznamenaný v účtoch, ktoré používajú identifikátory nazývané kódy všeobecnej knihy.
Tipy
-
Spoločnosti často používajú kódy všeobecnej knihy (GL) na klasifikáciu účtovných údajov niekoľkými rôznymi spôsobmi. Tieto kódy umožňujú spoločnosti zoradiť údaje o transakciách tak, aby mohla produkovať niekoľko rôznych účtovných správ a poskytuje možnosť analyzovať účtovné transakcie spoločnosti rôznymi užitočnými spôsobmi.
Čo je GL kód?
Spoločnosti často používajú kódy všeobecnej knihy (GL) na klasifikáciu účtovných údajov niekoľkými rôznymi spôsobmi. Kódy sa môžu pohybovať od jednoduchého trojmiestneho reťazca po kód s niekoľkými časťami, z ktorých každý označuje klasifikátor, napríklad dcérske číslo, obchodnú jednotku, oddelenie alebo inú kategorizáciu.
Tieto kódy umožňujú spoločnosti zoradiť údaje o transakciách tak, aby mohla produkovať niekoľko rôznych účtovných správ a poskytuje možnosť analyzovať účtovné transakcie spoločnosti rôznymi užitočnými spôsobmi.
Tieto GL kódové účty sú nastavené v konkrétnom poradí, definovanom princípom podvojného účtovníctva. Kódy GL idú do poriadku z aktív, ako sú hotovosť, pohľadávky, inventár a vybavenie, do pasív a vlastného imania. Počet účtov v tejto sekcii môže byť v závislosti od zložitosti spoločnosti počet až päť alebo viac ako 100 alebo viac.
Zoznam účtov GL zahŕňa aj účty, ktoré tvoria výkaz ziskov a strát, z účtov príjmov a ostatných príjmov na prevádzkové výdavky a neúčinné nákladové účty, ako sú úrokové náklady.
Hlavná kniha
Hlavná kniha spoločnosti funguje ako hlavný záznam pre všetky finančné transakcie. GL môže zahŕňať napríklad sub-účtovné knihy, ktoré vedú záznamy podľa obchodnej jednotky, ktoré sa všetky spájajú do hlavnej knihy. Všetky tieto informácie sa potom stávajú základom pre účtovnú závierku spoločnosti.
GL ukladá podrobnosti o každej účtovnej transakcii. Táto informácia je užitočná, keď o niekoľko rokov neskôr musí účtovník pamätať, prečo spoločnosť strávila jeden mesiac neobyčajne veľké množstvo peňazí na kancelárske potreby, alebo firma zaplatí účet dvakrát omylom a potrebuje skopírovať údaje o platbe vyriešte problém. Účtovníci často robia poznámky v počítačovom systéme, keď robia transakcie denníka na GL s cieľom ich budúcej referencie.
Aké sú údaje vo všeobecnej knihe?
Záznamy hlavnej knihy sú zaznamenané transakcie, ktoré spoločnosť robí, ktoré zahŕňajú peniaze. Tieto transakcie sa zvyčajne uvádzajú do účtovného denníka a tieto informácie sa zhrnú a zaúčtujú do hlavnej knihy.
Napríklad, keď spoločnosť kúpi kancelárske potreby, zaznamenáva odchádzajúcu hotovosť tým, že urobí zápis do úverového denníka na svojom súvahovom hotovostnom účte, záznam o debetnom účtovníctve na zvýšenie svojho aktíva na účtoch kancelárskych potrieb a zápis o debetnom účte do svojho účtu výdavkov na úrady, ktorá sa ukáže vo výkaze ziskov a strát.
Po dokončení týchto záznamov v účtovných knihách ich účtovník zaúčtuje do hlavnej knihy na dokončenie procesu zadávania. Mnoho počítačových účtovných systémov udržuje proces zápisu denníka transparentný, takže sa zdá, že všetky transakcie sa uskutočňujú priamo do hlavnej knihy.
Účtovná osnova
Účty GL sa riadia konkrétnou objednávkou a štruktúrou nazývanou účtovná schéma, ktorá umožňuje skontrolovať určité typy chýb a vytvárať konzistentné a usporiadané finančné výkazy. Spoločnosti zvyčajne používajú podvojné účtovníctvo pri nahrávaní do hlavnej knihy a musia používať kompenzáciu debetov a kreditov na zaznamenávanie každej položky.
Hlavný zoznam kódov účtov GL alebo účtovnej osnovy obsahuje všetky súvahové účty a všetky účty výkazu ziskov a strát. Účtovatelia potom môžu spustiť správu s názvom skúšobný zostatok, ktorý zobrazuje každý GL účet a jeho príslušný zostatok. Vzhľadom na to, že každá transakcia musí obsahovať aspoň jeden záznam o vklade a úvere, ktorý sa priamo kompenzuje, v prehľade bilancie by sa malo ukázať, že súčet všetkých účtov sa rovná nule. Ak tomu tak nie je, mohlo by chýbať debet alebo úver, alebo nesprávne zaznamenané.
