Analýza účtov hlavnej knihy je dôležitou úlohou pre účtovných a riadiacich pracovníkov. Analýza účtov hlavnej knihy umožňuje zabezpečiť, aby všetky finančné transakcie boli správne účtované na správnom účte hlavnej knihy. Ak sa finančné transakcie zaznamenávajú na nesprávny účet, finančné výkazy odrážajú nesprávne súčty, čo môže viesť k problémom pri pokuse o vytvorenie rozpočtu na nasledujúci účtovný rok.
Vytlačte podrobnú správu o všetkých finančných transakciách nahratých na konkrétny účet hlavnej knihy za určité časové obdobie. Napríklad možno budete chcieť vykonať analýzu účtov hlavnej knihy každoročne, štvrťročne alebo mesačne.
Preskúmajte každú transakciu a zistite, či bola iniciovaná platným typom transakcie. Ak napríklad vykonávate analýzu účtov hlavnej knihy na účte výdavkov a zaznamenáte, že výnosy z predaja boli zaznamenané na účte, táto transakcia bola zaznamenaná nesprávne a musí byť presunutá do správneho účtu hlavnej knihy.
Skontrolujte, či každá transakcia bola iniciovaná platným zdrojom. Ak napríklad vykonávate analýzu účtov hlavnej knihy na účte nákladov na údržbu fondu a zaznamenáte výdavky zaplatené spoločnosti Office Depot, náklady sa pravdepodobne zaznamenali na účet s nesprávnym nákladom a je potrebné ich opraviť.
Preskúmajte dokumentáciu, ktorá iniciovala finančné transakcie, aby ste overili platnosť dokumentov. Ak napríklad vykonávate analýzu účtov hlavnej knihy na nákladovom účte, vytiahnite originálnu faktúru za výdavky, aby ste zabezpečili platnosť všetkých faktúr. Ak má účet stovky transakcií, zvoľte pri kontrole faktúr náhodný výber vzorky vo výške 10 percent transakcií.
Vykonajte všetky potrebné opravy finančných transakcií na základe analýzy vášho účtu hlavnej knihy.
Tipy
-
Vždy vykonajte analýzu účtu hlavnej knihy pred prípravou prevádzkového rozpočtu na nasledujúci rok.
