Napísanie formálneho listu predstavenstvu - či už je to školská rada alebo medzinárodná spoločnosť - sa môže na prvý pohľad javiť ako skľučujúca úloha. Rozdelenie na malé, zvládnuteľné kroky je však oveľa jednoduchším procesom, než ste mohli pôvodne očakávať. Formálny list do rady sa riadi všetkými pravidlami obchodného listu. Je dôležité, aby ste svoj list mal krátko a do istej miery. Formálny list by nemal byť dlhší ako strana, takže ak váš list prekračuje, pokračujte v úprave, kým sa nedostanete k základným skutočnostiam.
Zoznámte sa so zoznamom vecí, ktoré zahrniete do svojho listu do rady. Napríklad, ak píšete správnej rade, aby si vyžiadala peniaze na triedny výlet, uveďte, ktorí študenti sa zúčastnia a kde a kedy sa to uskutoční.
Formát formálneho listu je nasledujúci: adresa návratu, dátum, vnútorná adresa, pozdrav, písmeno a zatvorenie. Na všetkých štyroch stranách stránky by sa mali ponechať okraje jedného palca.
Použite blokový formát a spustite celý text na ľavej strane stránky. Namiesto odsadenia nechajte prázdnu čiaru medzi každou časťou listu na doske.
Napíšte na hlavičkový papier, ak je to možné. Ak však nemáte hlavičkový papier, napíšte svoju adresu v ľavom hornom rohu. Zadajte prázdny riadok a zadajte dátum.
Zadajte vnútornú adresu tabuľky, rovnakú adresu, ktorá sa zobrazí na obálke, pretože to oddeľuje obchodné listy od priateľských. Bez vnútornej adresy môžu byť ľudia zmätení, pre koho je tento list určený.
Zadajte pozvánku. V tomto prípade by to bolo "Vážený pán predseda Jones a členovia Svetovej remeselnej rady,". Ďalšou možnosťou je "Drahí členovia Svetovej rady remesiel".
Dostaňte sa rovno do bodu. Neobťažujte sa s ľuďmi, ktorí si želajú príjemný deň alebo sa o ich zdravie pýtajú. "Píšem do rady" znamená, že máte na mysli podnikanie.
Uveďte vo svojom liste rade formálny obchodný tón. Drž sa od osobných problémov a držte sa faktov.
Udržujte svoje odseky a vety krátky a nezabudnite začať nový odsek, keď zmeníte nápady vo svojom liste do tabule. Vyhýbajte sa slovným vetám a nepoužívajte veľké slovo, keď to urobí malý.
Zatvorte svojmu listu s poznámkou "S pozdravom" a všimnite si, že je za ním čiarka. Ďalšie prijateľné formálne uzatvorenie je "S pozdravom".
Nechajte tri alebo štyri riadky na podpis, potom zadajte svoje meno. Ak kopírujete list komukoľvek inému, pridajte "Cc" a uveďte jeho mená.
Nechajte svoj list na stoličku sedieť 24 hodín a potom opravte akékoľvek chyby gramatiky alebo písania. Prečítajte si váš hlas nahlas a posuďte ho za formálny tón a obsah. Zodpovedajúce úpravy.
