Písanie formálneho listu je zastrašujúce. Napísanie formálneho listu vášmu šéfovi sa môže cítiť ako strašidelný. Či už chcete požiadať o voľno alebo ponúknuť svoju rezignáciu, je to dobrá zručnosť učiť sa, keď idete do pracovného sveta. Vedenie šablóny na mysli vám pomôže veľmi pozdĺž cesty.
Zamyslite sa nad svojim zámerom
Na čo sa zameriavate? Čo chcete, aby bol váš koncový výsledok? Byť jasný sami nielen to, čo chcete povedať, ale prečo musíte povedať, že to pomáha pri písaní vášmu šéfovi. Je dôležité mať poctivosť o tom, čo chcete odovzdať.
Vaše kontaktné informácie
V pravom hornom rohu by ste mali umiestniť všetky vaše kontaktné informácie. Mal by vyzerať nasledovne:
- názov
- Adresa firmy.
- Vaša priama telefónna linka.
- Emailová adresa.
Z tohto dôvodu je veľmi jasné, kto ste a kto je váš priamy nadriadený alebo váš tím.
Kontaktné informácie vášho šéfa
Priamo naprieč vašimi kontaktnými údajmi umiestnite kontaktné informácie svojho šéfa v rovnakom formáte ako je uvedené vyššie:
- názov
- Adresa firmy.
- Jeho priama telefónna linka.
- Emailová adresa.
Dátum listu
Jeden riadok pod kontaktnými údajmi zadajte písmeno. Mal by byť datovaný v deň, kedy chcete nechať to pre svojho šéfa, nie deň, keď ste začali písať svoj list. To tiež umožňuje časový rámec pre odpoveď.
Otvoriť s pozdravom
Priamo pod dátumom uveďte pozdrav, "Vážený pán / Ms./Dr. meno šéfa s čiarou priamo nasledujúcou. Napíšte presne, ako váš šéf uprednostňuje riešenie.
Prvý odsek
Začnite tým, že zhrnete, kto ste. Či je vaša spoločnosť veľká alebo malá, identifikácia seba je správny spôsob, ako to urobiť. Vaša pracovná pozícia, vaše presné oddelenie a ako dlho ste so spoločnosťou. Toto je tiež miesto, kde chcete jasne uviesť účel písania tohto listu vášmu šéfovi, napríklad: "píšem tento list, aby som si vyžiadal lekársku dovolenku od začiatku šiestich týždňov od 15. mája do 5. júna."
Druhý odsek
Tu je miesto, kde vyformujete vyhlásenie, ktoré ste urobili vo vyššie uvedenom odseku. Pokračovaním s príkladom potrebnej zdravotnej dovolenky by ste mohli napísať niečo ako: "Mojim dôvodom pre lekársku dovolenku je mať lekársky poverený chirurgický zákrok. Mám k dispozícii päť týždňov platenej dovolenky. Môžem vziať moju platenú dovolenku v plnej výške, ako aj ďalší týždeň neplateného voľna? "Je dôležité, aby ste vo svojom liste použili správny tón. Nikdy nechcete, aby ste narazili na náročné, ale spochybňujúce a informatívne. Nakoniec chcete, aby váš šéf cítil, že rešpektujete ich postavenie a právomoc rozhodovať o tom, čo je dovolené. Je tiež dôležité dodať, že ste otvorení hovoriť o tejto veci osobne, alebo akýmkoľvek spôsobom je pre vás najľahšie kontaktovať vás.
Tretí odsek
Stručne povedané, ďakujem svojmu šéfovi za jeho čas pri čítaní vášho listu.
Zatvorte svoj podpis
Odhlásenie s zdvorilým a profesionálnym zatváraním. "Najlepšie pozdravy" a "Úprimne", za ktorými nasleduje čiarka, sú dobrou a štandardnou voľbou. Ponechajte veľký priestor a napíšte svoje meno tak, že pri tlači môžete písmeno podpísať v tomto priestore.
Bez ohľadu na zámer vášho formálneho listu vášmu šéfovi, uistite sa, že to napíšete vopred, ak je citlivý na čas. Bez ohľadu na to, či vaša spoločnosť dočasne opúšťa alebo odovzdáte svoju demisiu, je prvoradá a zdvorilá.
