Zmena rozvrhnutia veľkých obchodných udalostí môže byť logistická nočná mora; aj s najdôveryhodnejšími dôvodmi na zmenu dátumu budú klienti a obchodné kontakty podráždené a nepríjemné. Spôsob, akým prezentujete informácie, bude mať tiež veľký vplyv na dojem, ktorý budú mať účastníci; dbajte na to, aby ste sa ozvali ospravedlňujúcimi, ale optimistickými, takže príjemcovia budú považovať zmenu splátkového kalendára za dočasné spomalenie skôr ako za chybný krok alebo z dôvodu zlého plánovania.
Vložte do tlačiarne hlavičkový papier spoločnosti; toto je oficiálne upozornenie na reštrukturalizáciu udalosti, ktorú ste hosťovali. Čas je podstatný a hlavičkový papier zaujme pozornosť príjemcu efektívnejšie ako obyčajný papier.
Otvorte program na spracovanie textu podľa vlastného výberu. Začať nový dokument výberom položky "Súbor" a "Nový".
Zadajte dátum a preskočte riadok. Použite funkciu hromadnej korešpondencie v programe na spracovanie textu na vloženie mien a adries účastníkov.
Začnite tým, že budete musieť prehodnotiť udalosť a obnoviť svoje spomienky na to, čo je udalosť a kedy by sa mala konať pôvodne.
Úprimne sa ospravedlňte a vysvetlite dôvod oneskorenia. Ospravedlňuj sa viac ako raz alebo príjemcovia to môžu považovať za prijatie viny alebo nesprávneho konania.
Uveďte podrobnosti o tom, kedy nastane udalosť. Ak vaša spoločnosť ponúka náhradu za svoje poplatky za opakovanie rezervácie alebo iný stimul, podrobnosti o tom, ako môžu účastníci požiadať o kompenzáciu. Využite dobrú správu; ak je reštrukturalizácia šťastným výskytom, ako je napr. rozvrhnutie na čas s lepším počasím, povedzte to.
Ďakujte účastníkom za spoluprácu a dajte im kontaktné informácie, na ktoré môžu zavolať, ak majú otázky alebo problémy s rozvrhnutím návštevy.
Podpíšte písmeno "S pozdravom" a preskočte tri riadky. Zadajte celé meno a názov. Vytlačte písmená a podpíšte každý z nich.
Posielate listy najrýchlejšou službou, ktorú si môžete dovoliť. Ak si nemôžete dovoliť poslať veľký počet listov Priority Mail, zavolajte najprv každého účastníka a poskytnite mu základné informácie o rozvrhnutí udalosti. Dajte im vedieť, že nasleduje oficiálny list.
