Písmená vysielania, ktoré sa tiež nazývajú sprievodné listy, sprevádzajú faxy a e-maily, ktoré opisujú obsah faxovaných dokumentov alebo súbory priložené k e-mailu. Prenosné listy tiež zabezpečujú, aby boli dokumenty odoslané správnej osobe, ak sú odoslané na zdieľanú faxovú alebo e-mailovú adresu. Tieto listy sú zvyčajne stručné a poskytujú len potrebné informácie. Pretože prenosové listy sú formou obchodnej korešpondencie, musíte dodržiavať určité štandardy, aby ste ich správne napísali.
Do hornej časti dokumentu zadajte svoje meno alebo meno spoločnosti, adresu, telefónne číslo a ďalšie kontaktné informácie a vyhľadajte ju na pravej strane stránky. Prípadne môžete napísať list na hlavičkovom papieri spoločnosti.
Preskočte riadok a uveďte dátum pod vašimi údajmi na pravej strane stránky.
Zadajte meno, adresu a prípadne číslo účtu alebo iné identifikačné informácie na ľavej strane stránky, dva riadky od dátumu.
Adresujte písmeno konkrétne osobe, ktorá ho dostane. Ak nepoznáte meno osoby, stačí písať "Vážený pán alebo pani".
Uveďte dôvod písania listu v prvej vete. Štát, ak odosielate životopis, obchodný návrh, správu alebo informácie o produkte alebo službe.
Zadajte informácie o odoslanom dokumente v druhom odseku. Môžu to byť dátumy, kedy čitateľ musí konať podľa informácií obsiahnutých v dokumente, alebo ak má dokument viac stránok, stručné vysvetlenie zahrnutých stránok. Môžete tiež pripomenúť čitateľovi akékoľvek rozhovory alebo korešpondenciu, ktorú ste mali s ním v súvislosti s dokumentom.
Poďakujte čitateľovi za jej čas v poslednom odseku a požiadajte ju, aby vás kontaktovala, ak má nejaké otázky.
Do spodnej časti stránky zadajte svoje meno, názov a kontaktné informácie, ako napríklad vašu e-mailovú adresu alebo telefónne číslo. Ručne napíšte svoj podpis nad vaším menom.
