Mnoho firiem udržuje drobný hotovostný fond na zaplatenie malých denných výdavkov na podnikanie, ako sú kancelárske potreby. Ak chcete vytvoriť a udržiavať malý peňažný fond, musíte ho financovať z peňazí z vašej firmy. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je napísať šek na malú hotovosť pomocou vášho firemného kontrolného účtu. Pri starostlivom účtovníctve bude udržiavanie malého peňažného fondu pomôcť zjednodušiť obchodné transakcie.
Umiestnite aktuálny dátum na riadok dátumu kontroly. Napíšte "peňažnú hotovosť" na riadok "zaplatiť objednávke". Pridajte sumu šeku do dolára. Veľa firiem udržuje 100 dolárov v malom peňažnom fonde. Napíšte sumu dolára slovami na príslušnom riadku šeku. Prihláste šek s podpisom.
Zaznamenajte kontrolu v kontrolnom registri pre kontrolný účet. Napíšte "Petty Cash" a sumu dolára do registra a odpočítajte sumu dolára z bilancie Vášho obchodného kontrolného účtu.
Predložte šek v banke a získajte správnu sumu hotovosti. Požiadajte o hotovosť v bankovkách a minciach, ktoré chcete, aby ste mohli jednoducho nakupovať s malými hotovosťami.
Vložte drobné hotovosti do krabice a vytvorte účtovný denník na zaznamenávanie drobných hotovostných transakcií. V hornej časti napíšte aktuálny dátum "DR" (Debit) a "Petty Cash". Po tejto položke napíšte sumu šeku, ktorý ste napísali za drobné peniaze. Napíšte ďalej "CR" a "Petty Cash" a napíšte rovnakú čiastku ako suma peňazí, ktoré ste umiestnili do peňažnej peňaženky.
Dajte jednej osobe kľúč a zodpovednosť za používanie hotovosti a za jej účtovanie.
Zaznamenajte čas, ktorý používate drobné peniaze v denníku. Uveďte popis výdavkov, dátum a sumu peňazí, ktoré ste použili z peňažnej pokladnice. Umiestnite potvrdenia na overenie výdavkov do peňažnej peňaženky.
Pridajte výdavky do časopisu, keď používate drobné peniaze.Celkové výdavky a výška peňazí v malom pokladničnom lístku by sa mali rovnať celkovej sume peňazí, ktoré ste umiestnili do peňažnej pokladnice.
Doplňte drobné peniaze, keď používate takmer všetko. Zapíšte ďalšiu kontrolu do "Petty Cash" za celkovú sumu výdavkov. Týmto sa znova vráti malá hotovosť celkom späť na pôvodnú sumu.
Zaznamenajte množstvo peňazí, ktoré umiestnite do pokladničky, aby ste nahradili drobné peniaze v denníku ako kredit a pridajte dátum.
