Spoločnosti všetkých foriem a veľkostí majú stretnutia, či už ide o globálnu spoločnosť, ktorá začína predaj v Európe miliárd dolárov, alebo o malý rodinný podnik, ktorý sa rozhodne aktualizovať svoje zásoby. Minutovanie je zvyčajne dôležitou súčasťou stretnutí spoločností, čo firmám poskytuje presný záznam dôležitých udalostí, ako sú hlasy akcionárov, pracovné spory a diskusia o budúcich stratégiách.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Poznámkový blok a pero
-
Diktafón alebo záznamové zariadenie
Preskúmajte program z predchádzajúcej schôdze. Možno boli vznesené body, ktoré je potrebné v nadväznosti na súčasnú schôdzu. Zoznámenie sa s týmito témami pred schôdzou vám umožní rýchlejšie prijímať informácie a vytvárať krátke poznámky.
Zaznamenajte stretnutie so záznamovým zariadením, ak si myslíte, že by ste mohli bojovať s diskusiami. Poklepaním na stretnutie sa môžete neskôr prepísať relevantné body s menším časovým obmedzením.
Sedte v blízkosti osoby, ktorá predsedá schôdzi. To vám umožní požiadať o objasnenie akýchkoľvek vznesených bodov, ktoré sú nejasné alebo nepodstatné.
Napíšte čas a dátum v hornej časti prenosného počítača. Uvedomte si osobu, ktorá predsedá stretnutiu, minútu (sami) a miesto konania.
Uveďte všetkých účastníkov okrem predsedu a sami. Prejdite okolo listu papiera a požiadajte každého účastníka, aby vyplnil svoje meno. Tieto informácie potom môžete neskôr prepísať na celé minúty.
Sledujte agendu stretnutí. Stretnutia majú zvyčajne očíslované body na diskusiu. Rozhovory môžu často prechádzať na dotyčniciach, čo znamená, že položky sú vynechané alebo sú predmetom diskusie. Pridržiavajte sa na čísla v agende a berte ich na vedomie, ako sa o nich diskutuje, a to aj vtedy, ak sú mimo poradia.
Dokumentujte akékoľvek návrhy týkajúce sa rozhodnutí o pravidlách alebo budúcom vedení spoločnosti. Vymenujte jednotlivcov, ktorí navrhnú návrhy, a ak sa uskutoční hlasovanie, zaznamenajte, kto a koľko hlasovalo za návrh. Doklady o tom, ako bol aj pohyb vykonaný, či už verbálnym potvrdením, ukážkou rúk alebo tajným hlasovaním.
Zapíšte minúty čo najskôr po stretnutí. Tieto informácie pravdepodobne budú vo vašej mysli čerstvé, takže si môžete spomenúť na ďalšie podrobnosti, ako keby ste ich opustili neskôr.
Nahrajte svoje vlastné meno na konci dokumentu tak, aby vás kolegovia mohli kontaktovať s otázkami týkajúcimi sa obsahu.
