Vaša firma musí každý rok vyplniť formulár W2 pre každého zamestnanca. Tieto formuláre predstavujú informácie, ktoré majú vplyv na výpočet dane, vrátane miezd, zrážky zo štátnej a federálnej dane z príjmov a príspevkov na dôchodkové zabezpečenie. Zamestnanec je zodpovedný za zaslanie kópie formulára spolu s ročným daňovým priznaním na interný daňový úrad. Vyplnenie W2 je pomerne jednoduché, ak máte softvér na účtovanie daní, ktorý sleduje čísla.
Formát podľa pravidiel
Váš účtovný softvér môže automaticky vyplniť jednotlivé polia formulára z uložených čísel a výpočtov. Služba IRS vyžaduje štandardné, písané alebo tlačené, čierne 12-bodové písmo Courier bez korekcií a všetky položky, ktoré sa úplne nachádzajú v rámčekoch. Formulár je strojovo čitateľný a ak je vytlačený z dôvodu nesprávneho formátovania alebo je ručne písaný alebo v nesprávnej farbe, musíte ho znova odoslať.
Podrobnejšie popisy
Uveďte celkové mzdy, zrážky a všetky ostatné príslušné informácie v správnych poliach. Služba IRS poskytuje manuál "Informácie pre formulár W2", ktorý je k dispozícii buď v tlačenej podobe alebo online, s rozpisom požadovaných informácií. Niektoré krabice sú čisto informačné, ale stále povinné. Ukazujúci kód DD v odseku 12 napríklad informuje IRS zamestnávateľ o svojom príspevku na kvalifikovaný zdravotný plán, ktorý je vylúčený zo zdaniteľného príjmu zamestnanca. Funkcie boxov sa môžu meniť, keďže daňové zákony vytvárajú nové požiadavky na vykazovanie.
Distribúcia dokumentu
Kopírovanie súboru Formulára W2 so správou sociálneho zabezpečenia, ktorá potrebuje informácie pre záznam o mzdách a príspevkoch zamestnancov SSA. Odošlite kópiu 1 do štátneho alebo miestneho daňového oddelenia, ak to vyžaduje zákon. Kopírovať B, Kopírovať C a Kopírovať 2 prejdite na zamestnanca a Kopírovanie D je pre záznamy zamestnávateľa. Konečný termín na rozosielanie formulára a jeho zloženie sa mení každý rok. Termín uzávierky na podanie prihlášky na rok 2014 je napríklad 2. marec 2015, zatiaľ čo konečný termín na jej rozdelenie zamestnancom je 2. február 2015. Môžete požiadať o predĺženie lehoty na podanie prihlášky s formulárom IRS 8809. Mala by existovať trvalá kópia W2 vo vašom účtovnom systéme. IRS vyžaduje, aby ste uchovávali formulár, a to aj vtedy, ak ho nedoručite zamestnancovi, počas štyroch rokov.
Ušetrite čas s BSO
Službu Business Services Online spoločnosti Social Security môžete vytvoriť a / alebo nahrať elektronickú verziu vašich W2, ktorú môžete vytlačiť aj pre zamestnancov. Ak prevádzkujete malú firmu, znamená to alternatívu k tomu, aby ste stiahli W2 cez vlastný účtovný systém alebo ste ich robili manuálne. Stránka SSA vyžaduje registráciu. Musíte mať webový prehliadač s 128-bitovým šifrovaním a súbory cookie povolené a Adobe Acrobat Reader na vytváranie dokumentov online.
