Väčšina organizácií vyžaduje od svojich zamestnancov, aby vedeli, ako napísať určité typy správ. Napríklad odborníci v oblasti zabezpečenia kvality by mali vedieť, ako napísať správy o kvalite. Správa o kvalite pomáha hodnotiť súčasné systémy kontroly organizácie, ktoré sú určené na zabezpečenie kvality výrobkov, služieb a procesov. Dobre organizované správy o kvalite môžu byť použité inými odborníkmi na zlepšenie produktov a procesov organizácie.
Použite poznámky. Pri kontrole procesov zabezpečenia kvality v rámci organizácie by ste mali mať podrobné poznámky o tom, aké procesy sú, ako sú implementované zamestnancami a ako efektívne sa zdajú byť.
Použite jednoduchý jazyk vo svojej správe o kvalite. Krátke vety a jednoduché frázy sú ideálnym spôsobom, ako dosiahnuť svoj význam a zabezpečiť, aby všetci odborníci mohli ľahko pochopiť obsah vašej správy.
Zadajte abstrakt pre správu o kvalite. Abstrakt je súhrn všetkých častí vašej správy. Zhrňte každú časť približne dvoma až piatimi vetami. Cieľom je pre každého, kto číta abstrakt, aby vedel, či čítanie celej správy bude stáť za svoj čas.
Pridajte sekciu pre informácie o pozadí. To by malo zahŕňať oddelenie alebo proces, ktorý bol analyzovaný, ľudia, ktorí pomáhali pri analýze a účelu správy o kvalite.
Zahrňte sekciu pre vaše zistenia. Pri analýze oddelenia alebo procesu by ste mali venovať pozornosť tomu, ako sú procesy dokončené, zamestnanci, ktorých sa to týka a ako efektívne sa procesy zdajú byť pre organizáciu. Všetky tieto podrobnosti musia byť zahrnuté v tejto časti. Údaje alebo výpočty môžu byť uvedené samostatne a pripojené k správe.
Uzavrieť svoj prehľad kvality s oddielom záverov. Táto časť ponúka vaše závery a odporúčania na zlepšenie procesov, ktoré ste pozorovali. Dávajte veľa detailov pri ponúkaní návrhov. Ak je to vhodné, použite vizuálne údaje, napríklad grafy a grafy. Viac podrobností a príkladov, ktoré môžete uviesť v tejto časti, je užitočnejšie v správe o kvalite.
