Systémy a postupy sú nevyhnutné pre úspešné fungovanie podniku. Podľa Michaela Gerbera, obchodného konzultanta a autora najpredávanejšieho obchodného sprievodcu "The E-Myth", podniky založené na systémoch šetria čas, spôsobujú menej stresu a robia viac peňazí ako podniky riadené slovom a inštrukciami majiteľa. Vytvorenie kancelárskych procedúr je cvičenie v logike a organizácii, najlepšie vykonané v postupnom poradí.
Definujte rozsah postupu, presne to, čo má postup dosiahnuť. Byť primerane podrobný, ale nie zaťažujúci. Napríklad, potrebujete postup na spracovanie prichádzajúcej pošty, ktorý sa líši od postupu na spracovanie odchádzajúcej pošty. Nepotrebujete iný postup pre nevyžiadanú poštu, účty, časopisy a osobnú poštu. Tieto podkategórie môžu byť začlenené do rovnakej všeobecnej položky.
Definujte, kto je zodpovedný za to, aby sa zabezpečil postup, vrátane termínov alebo časových línií spojených s procesom. Zodpovedná osoba to nemusí robiť osobne, ale musí sa obrátiť na povereného zástupcu, aby zabezpečil dokončenie a kontrolu kvality. Táto definícia je najlepšie priradená k titulu, a nie k osobe, aj keď viete, kto práve práve vykoná prácu.
Vymenujte jednotlivé úlohy spojené s týmto procesom. Vložte ich v chronologickom poradí.
Napíšte popis každej úlohy vrátane primeraných časových limitov, požadovaných nástrojov a potrebných základných krokov. Zahrňte "stav ukončenia" - akú úlohu vyzerá, keď je dokončená. Stav dokončenia je životne dôležitý pre kontrolu práce a hodnotenie výkonu zamestnancov.
Zapíšte dôsledky nedokončenia úlohy v danom časovom rámci. To zahŕňa disciplinárne opatrenia pre zamestnanca a pohotovostný plán pre problémy, ktoré vznikajú z neúspechu.
