Spomienka - krátka pre memorandum - je písomná komunikácia, ktorá zaznamenáva informácie, ktoré majú byť zdieľané so skupinou ľudí v profesionálnom prostredí. Aj keď sú poznámky naformátované v rôznych šablónach, je dôležité zahrnúť významné časti poznámky tak, aby vaša poznámka slúžila ako efektívny komunikačný nástroj.
nadpis
Poznámka musí mať nadpis, ktorý určuje odosielateľa, adresáta, dátum a predmet. Keď do poznámky zahrniete meno osoby, napíšte jeho názov po nej. Zahrňte svoj vlastný názov pracovnej pozície po vašom mene do poľa "Od". Nadpis sa nachádza v hornej časti poznámky pred textom. Ak je poznámka naliehavá, môže byť bežnou praxou vo vašej kancelárii napísať slovo "Urgentné" v hornej časti nadpisu.
Prehľad, ktorý nasleduje po záhlaví, stručne vysvetľuje obsah memo. V prehľade uveďte účel tejto poznámky, aby ste predstavili myšlienku alebo odpovedali na úlohu, ktorú ste dostali. Prehľad prináša čitateľovi základnú myšlienku, o čom je táto poznámka, aby sa mohla rozhodnúť, či si túto pripomienku ihneď alebo neskôr prečíta.
Kontext
Kontextová sekcia poznámky poskytuje poznatky o prezentovaných informáciách. Pomáha čitateľovi porozumieť tomu, že memo je spojené s obchodnými rokovaniami. Napríklad môžete napísať: "Vzhľadom k pokročilým technologickým protokolom …" Táto fráza a iné ako to pomáhajú čitateľovi vložiť poznámku do kontextu s tým, čo sa deje v podnikaní.
Úlohy a rezolúcie
Ak účelom vašej poznámky je vysvetliť úlohy, ktoré budete vykonávať v kontexte kontextu, môžete to povedať v ďalšej časti správy. Môžete napríklad povedať: "Budem sa pozerať na prieskum trhu pre technológie …" To dáva čitateľovi predstavu o ďalších krokoch, ktoré preberáte. Ak má vaša poznámka predložiť uznesenie, môžete napísať: "Moje zistenia vedú k záveru, že nová technológia nebude pre našu spoločnosť prínosom, pretože …"
podrobnosti
Niektoré poznámky vyžadujú zahrnutie podrobností. Ak potrebujete zahrnúť štatistické údaje, údaje alebo informácie o prieskume trhu, uveďte tieto podrobnosti do nového odseku. Tieto podporné myšlienky sú známe ako diskusná časť memoranda.
záver
Zbaliť si poznámku s krátkym záverom, ktorý povie čitateľovi, čo si dúfate, že získal od jeho čítania. Záverečný segment by mal tiež umožniť čitateľovi vedieť, že vítame otázky alebo pripomienky na diskusiu.
prílohy
Ak v poznámke odkazujete na grafy, grafy, pravidlá, správy, minúty alebo iné obchodné dokumenty, priložte ich k zadnej časti poznámky. Na dolnej strane poznámky uveďte poznámku v spodnej časti, v ktorej je pripojený jeden alebo viac dokumentov.
