Ak ste zachytení v telefóne s kolega alebo zákazníkom s dlhým časom, čo by malo byť rýchly a jednoduchý telefonický hovor, môžete odísť z vášho dňa veľký kus. Namiesto toho, aby ste sa pokúšali multitaskovať, keď sa volajúci pohybuje, mali by ste použiť nejaké taktné techniky na ukončenie hovoru čo najskôr bez toho, aby ste obetovali zdvorilosť alebo odklonili sa od základnej etikety. Akonáhle sa postaráte o podnikanie v ruke, môžete urobiť elegantný a zdvorilý výjazd z hovoru.
Zamerajte sa na daný problém. Udržujte rozhovor zameraný na účel hovoru a vyhýbajte sa unášaniu na malé rozhovory. Ak osoba, s ktorou sa rozprávate, začína prechádzať na nesúvisiacu tému, jemne ho nasmerujte späť na dôležitejšie otázky. Nebojte sa, keď to urobíte. Ak osoba, s ktorou sa rozprávate, posúva na inú tému, prineste ju späť tým, že poviete: "Ale o …" a spomenúť hlavný bod znova. To umožní volajúcemu vedieť, že daný predmet je najdôležitejšou vecou. Spomeňme tiež, že "nechceš vziať príliš veľa času." Toto je prísny, ale zdvorilý spôsob, ako udržať telefonát na trati.
Opýtajte sa otázok s uzavretými koncami, aby sa z hlavnej témy nevyskytli žiadne problémy. Namiesto toho, aby sme sa pýtali, na čo je vhodný čas na stretnutie, opýtajte sa: "Bude 10 vhodný čas na stretnutie?" Uzavreté otázky budú mať iba stanovený počet odpovedí, najviac dva alebo tri, a to udrží konverzáciu špecifickú na daný predmet.
Zhrňte telefonický hovor, aby ste sa postarali o všetko. Zopakujte problém a ako sa s ním zaobchádza. Rýchlo: "Vyzdvihnem tieto informácie a do konca dňa dostanem správu," potvrdzuje, že všetko sa postaralo.
Opýtajte sa, či vám môže pomôcť niečo iné, alebo akékoľvek iné záležitosti týkajúce sa tejto témy, ktoré je potrebné prerokovať. Znova posilnite účel tohto hovoru a neotočte do iných tém. Používajte frázy ako napríklad "Takže to vyrieši váš problém s výkazom výdavkov ?," alebo "Môžem v tomto balíčku pre vás zahrnúť niečo iné?" Keď volanie dosiahne svoj záver, osoba na druhom konci pravdepodobne prizná, že nie, nie je nič iného na túto tému diskutovať.
Poďakujte volajúcemu za jeho čas alebo za volanie (v závislosti od toho, kto inicioval hovor). Dajte mu vedieť, že budete postupovať podľa toho, aká je vhodná pre danú situáciu. Ak chcete ukončiť hovor, použite rýchly odkaz "Have a nice day" alebo "Thanks for calling". Vyhýbajte sa zdĺhavým rozlúčkam, počas ktorých vymeníte príliš veľa zábavy.
Tipy
-
Ak viete, že určitý spolupracovník má tendenciu hovoriť príliš dlho, pošlite e-mail vždy, keď je to možné, aby ste sa venovali otázkam alebo položili otázky.
