Prehľad výkonnosti je cenným nástrojom pre podnikanie. Umožňuje dokumentovať a sledovať výkony zamestnancov. Je dôležité, aby tieto správy boli starostlivo napísané, pretože môžu byť katalyzátormi, ktoré podporujú pozitívnejšie alebo negatívne správanie zamestnancov. Dobre napísaná správa o výsledkoch spája informácie, analýzu, čestnosť a taktnosť.
Zostavte svoju správu okolo viacerých pozorovaní, pre ktoré máte údaje. Je dôležité, aby si zamestnanci pred zápisom správy udržali poznámky a potom vytiahli informácie z týchto poznámok, aby zostavili prehľad. Uistite sa, že pozorovania boli z prvej ruky, a nie počuť. Príkladom pozorovania z prvej ruky môže byť poznámka, že ste písali a podali, keď ste si všimli, že zamestnanec prišiel s oneskorením 30 minút na prácu v určitý deň.
Napíšte o správaní, ktoré sú špecificky spojené s prácou, ktorá sa vykonáva. Pracovné správanie súvisiace s prácou zahŕňa interakciu s kolegami, pozornosť na detaily, kvalitu dokumentácie, celkový postoj a presnosť.
Zostavte svoju správu o správaní, s ktorou sa verbálne diskutovalo so zamestnancom. Vaše pripomienky by nemali byť úplným prekvapením pre pracovníka.
Zamerajte sa na pozitívny, ale nezabudnite si objektívne vymenovať aj akékoľvek negatívne udalosti, ak je to potrebné. Môžete napísať niečo také ako: "Pán Jones udržiava pozitívne vzájomné vzťahy so svojimi spolupracovníkmi, v prípade potreby zostáva neskoro na to, aby si mohol dokončiť prácu a mal problémy s príchodom do práce včas, ako to dokazujú pripomienky k 11., 20. a 27. júna."
Buďte stručný a špecifický. Uveďte príklady konkrétnych prípadov. Nepoužívajte sa. Chudobným príkladom by to mohlo byť niečo také ako: "Pani Smithová nie je v práci dobre, zdá sa mi, že sa na túto pozíciu nehodí." Neviem, čo môže mať budúcnosť, ak to nedokáže. … "Lepším príkladom by bolo, že" pani Smithová mala sťažnosti, ktoré podali proti nej dvaja spolupracovníci pri viacerých príležitostiach týkajúcich sa jej urážlivého a neúctivého prejavu."
Prepojte prehľad výkonnosti s predchádzajúcimi prehľadmi. Uveďte oblasti, ktoré sa môžu zdokonaliť, zhoršiť alebo zostať nezmenené. Môžete napríklad napísať: "Produkčné čísla pána Thompsona za posledný štvrťrok boli o 75 percent nižšie ako to, čo spoločnosť považuje za prijateľnú." Od posledného hodnotenia sa jeho výroba drasticky zlepšila a teraz spĺňa štandardy spoločnosti.
Komunikujte ocenenie za pozitívne oblasti správania. Mohli by ste napísať niečo také ako: "Pozitívny postoj pani Brownovej ovplyvňuje ľudí okolo nej a robí pracovisko lepším prostredím."
Poskytnite spätnú väzbu o tom, ako by ste chceli vidieť slabšie oblasti. Prepojte správu s budúcimi cieľmi. Napríklad by ste mohli napísať: "Pán Hartzog nedodal svoje týždenné plány lekcií štyrikrát a počas nasledujúceho semestra by si administratíva rád, keby ho navštívil každý piatok týždenne."
Napíšte prehľad, ak ste v pozitívnom duchu. Uistite sa, že správu prehodnotíte aspoň niekoľko hodín po jej napísaní, aby ste mohli zachytiť prípadné možné opravy.
Povzbudzujte zamestnancov, aby s vami komunikovali o správe, akonáhle ju dostanú, ak si to želajú. Analýzu použite ako šancu spoločne pozitívne spolupracovať na osobnom zlepšení, ako aj zlepšenie pre spoločnosť ako celok.
