Ak máte to šťastie, že máte viacero dodávateľov, ktorí sa usilujú o vašu firmu, pozývajú vás na drahé obedy a dávajú im vďaky s darmi, dajte si pozor. Zdá sa, že priateľské gestá, ako sú tieto, môžu prekročiť etickú líniu pri obstarávaní tým, že ovplyvňujú vaše rozhodnutia o kúpe. Dokonca aj keď nie ste ovplyvnení, len vzhľad nevhodného správania môže poškodiť vašu vlastnú a reputáciu spoločnosti.
Etické problémy pri nákupe
Inštitút pre riadenie dodávok prijal tri princípy pre nákup manažérov a zamestnancov, ktorí si vo svojej práci pamätali:
- Udržujte integritu vo svojich rozhodnutiach a krokoch.
- Vždy sa snažte o najlepšiu hodnotu pre svojho zamestnávateľa.
- Zostaňte verní svojmu povolaniu.
Z týchto princípov ISM navrhla štandardy pre nákup odborníkov, aby sa uistili, že udržiavajú vysokú etiku pri obstarávaní. Tieto normy zahŕňajú riadne konanie s dodávateľmi a neumožňujú, aby vaše rozhodnutia boli ovplyvnené dodávateľmi. Ďalšou normou je zabrániť uzatváraniu dohôd, ktoré zaručia recipročné usporiadanie alebo dohodu, ktorá by mohla byť v rozpore so záujmami vášho zamestnávateľa.
Príklady neetického správania
Samozrejme, chcete podporovať dobré vzťahy s vašimi dodávateľmi a potenciálnymi dodávateľmi. Aj zdanlivo neškodné akcie však môžu slúžiť ako príklady neetického správania pri obstarávaní.
Príklad: Každý musí jesť, aká je škoda pri obede s potenciálnym predajcom na diskusiu o špecifikách?
Po prvé, môžete sa stať príliš priateľským, až k bodu, že chcete obchodovať s týmto predajcom, aj keď jeho ceny a podmienky nie sú najpriaznivejšie. Je taký pekný, že máte tendenci ho vziať na jeho slovo, keď opisuje dodacie podmienky, ktoré sa zdajú byť príliš dobré, aby boli pravdivé. Po druhé, ak sa obetujete s každým predajcom, ktorý sa k vám blíži, prejavujete favorizmus.
Príklad: Potenciálny predajca vám ponúka cenové ponuky na inventári, ktoré vaša spoločnosť pravidelne používa. Za výmenu súhlasíte s tým, že im budete upovedomení, kedy budú dodané iné ponuky.
Môže sa to zdať, že táto situácia je neškodná, pretože stále dáte ostatným predajcom možnosť ponúknuť a plánujete spravodlivo zvážiť všetky ponuky. Ale tým, že dáte jednomu dodávateľovi predbežné oznámenie, im dávate nespravodlivú výhodu, že budete mať viac času na prípravu svojej ponuky a na získanie ponuky pred inými predajcami. Možno sa zmení ich ponuka, ak by dostala menej času; možno to nebude. Nie je však spravodlivé dať jedinému predajcovovi výhodu nad ostatnými.
Príklad: Predajca, ktorému ste nedávno uzavreli zmluvu, poslal poďakovanie daru vašej obľúbenej brandy, vstupenky na športovú hru alebo darčekovú kartu malého denominácie kaviarne. Keďže je to darček poďakovania, neovplyvnil to vaše rozhodnutie, takže ho akceptujete.
Existuje množstvo etických otázok s prijímaním darov, a to aj s malými hodnotami v dolároch. Je pravda, že to neovplyvnilo vaše rozhodnutie, ak je to prvýkrát, čo ste použili tohto dodávateľa. Ale ak sa rozhodnete ich opäť použiť, ako viete, že nie ste ovplyvnení ich dômyselným darom? Zdá sa, že iní v priemysle môžu byť ovplyvnení. Či tak alebo onak, budete známy pre prijatie darčekov, ktoré poškodzuje vašu reputáciu a to, že vašej spoločnosti, pretože ste ich nákupný agent.
Jednou otázkou, ktorú si môžete položiť vo všetkých svojich rozhodnutiach o verejnom obstarávaní, je: Má táto činnosť prospech mojej spoločnosti? Dary vám prinášajú úžitok, nie vaša spoločnosť. Dokonca aj keď darček bol pre spoločnosť, bolí to skôr než pomáha tým, že dáva spoločnosti zlou povesť.
Zabezpečenie vysokej etiky pri obstarávaní
Ak ste vlastníkom spoločnosti alebo manažérom nákupu, môžete podniknúť kroky, aby ste sa uistili, že vaša spoločnosť dodržiava etiku pri obstarávaní.
- Vysvetlite etický kódex spoločnosti so špecifikami oddelenia obstarávania.
- Trénujte všetkých zamestnancov nakupujúcich na túto etiku, pričom ukážte príklady etických a neetických krokov. Ide o ideálne miesto pre akcie predajcov a nákupných agentov.
- Umožnite zamestnancom vedieť, že manažment preskúma zmluvy o obstarávaní a vykonajú sa neohlásené audity. Uistite sa, že ste s nimi oboznámili, takže pozícia spoločnosti k etickým otázkam pri nákupe chápete a nasleduje každý.
