Spravovanie času je rovnako dôležité ako dôkladné dokončenie pracovných úloh. Vytvorením denného harmonogramu riadenia času budete môcť zostať organizovaní, robiť to, čo treba urobiť, a znížiť stres bez obetovania kvality. Či spravujete ostatných, zvládnete veľké množstvá papierových prác alebo navštevujete viacero stretnutí a udalostí každý deň, pretože viete, kde musíte byť a čo sa od vás očakáva, je dôležité. Spravovanie vášho času vám poskytne väčšiu kontrolu nad vašim výstupom a zvýši vašu zodpovednosť a bezpečnosť vo vašej práci.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Otvorte pracovný hárok programu Microsoft Excel. Označte stĺpce s dňami v týždni a riadky s každou hodinou počas pracovného dňa. Stĺpce a riadky môžete rozšíriť kliknutím na oddeľovacie čiary a ich pretiahnutím pomocou myši. Program Microsoft Outlook môžete použiť aj na vytvorenie časového plánu. Program Microsoft Outlook obsahuje predplnené stĺpce a riadky, ktoré uľahčujú zadávanie informácií.
Vytvorte zoznam úloh, ktoré musia byť dokončené počas týždňa. Tento zoznam zahŕňa stretnutia, míľniky projektu alebo termíny, príležitosti v sieti, vracanie telefónnych hovorov, vyplnenie papierovania alebo iné úlohy, ktoré je potrebné dokončiť.
Priraďte úlohy na ich príslušný deň a čas do pracovného hárka programu Excel. Funkcie farebného kódu, ak je to potrebné, kliknutím na pole, ktoré chcete zvýrazniť, a kliknutím na ikonu farby v hornej časti pracovného hárka. Vyberte si z rôznych farieb.
Nechajte čas v priebehu dňa plniť úlohy, ktoré trvajú dlhšie, než sa očakávalo. Napríklad, ak máte stretnutie od 10:30 do 11:00, zablokujte čas schôdzky od 10:30 do 11:30. Medzi úlohami nechajte aspoň 15 minút medzi úlohami pre nečakané úlohy alebo krátke prestávky.
Vytvárajte každý týždeň plán a držte sa ho. Postupom času vám pomôže spravovať si čas a riešiť neočakávané problémy, ktoré sa vyskytnú počas pracovného dňa.
Tipy
-
Vytvorenie plánu časového riadenia nielenže zvýši vašu produktivitu, ale aj zníženie stresu a umožní vám vychutnať si viac aspektov vašej práce.
Výstraha
Nesnažte sa preplňovať svoj deň. Snažiť sa dosiahnuť príliš veľa počas dňa bude len zaostávať. Pri vytváraní plánu časového manažmentu nechajte dostatok času na obed, na stretnutia a podujatia a od nich a ponechajte dostatok času na presné vykonanie úloh, aby ste zabezpečili vysokú kvalitu práce.
