Plánovanie udalosti trvá veľa práce. Pre každú fyzickú osobu alebo spoločnosť, ktorej služby prenajímate, budete potrebovať zmluvu, ktorá vás ochráni pred nadmerným plnením alebo uviazaním bez týchto služieb v deň podujatia. Použite jednoduchý, stručný jazyk pri písaní zmluvy o udalosti, takže nie je priestor na nesprávny výklad od jednej strany.
Zostavte všetky informácie, ktoré potrebujete na zahrnutie do zmluvy v jednom dokumente. Zahŕňa to aj mená a kontaktné informácie o vás a spoločnosti alebo jednotlivcovi vrátane adresy, telefónneho čísla a e-mailovej adresy, dátumu udalosti, času, počas ktorého sa pracovníci vyžadujú, a čas spustenia udalosti a očakáva sa koniec. Napíšte zoznam všetkých príslušných zariadení, ktoré budete poskytovať a čo očakávate, že zmluvný pracovník prinesie. Napríklad, ak si najmete DJ, uistite sa, že môžete dodať reproduktory, ale DJ je zodpovedný za káble.
Vytvorte formulár s oddielmi pre kontaktné informácie, dátumy a časy uvedené, ako aj očakávania vo vašom zozname. Pre už naformátovanú zmluvu Microsoft Office ponúka niekoľko voľných šablón na výber.
Napíšte platobnú zmluvu tak, že uveďte svoje meno ako platiteľa, meno zmluvného pracovníka (alebo názov spoločnosti) ako príjemcu, hodinovú alebo celkovú mzdu a akékoľvek ďalšie poplatky, ktoré sa môžu buď pripočítať alebo odpočítať (konkrétne uveďte, prečo by sa to mohlo stať, ak je to vhodné.). Zahrňte spôsob platby (šek, hotovosť, PayPal) a keď bude platba vydaná. Ak bude platba vydaná v deň udalosti, uveďte, či to bude pred alebo po dokončení služieb.
Napíšte sekciu konkrétne pre refundácie a zrušenia a výslovne uveďte, aké sú vaše dôvody na to, aby ste nevydali platbu. Zahrňte časové okno, ktoré umožňuje zrušenie. Napríklad: "Spoločnosť môže zrušiť až 48 hodín pred udalosťou, alebo im bude stanovený poplatok." Uveďte, aké budú aj poplatky.
Napíšte sekciu pre akékoľvek iné obchodovateľné položky, ktoré sú špecifické pre vašu udalosť, a ako je možné ich vyriešiť. Ak je napríklad udalosť vonku, zahrňte plán "daždivý deň" alebo uveďte, či udalosť zrušíte, ako oznámite zmluvnému pracovníkovi a akú (ak nejakú) kompenzáciu by mohol dostať.
Vytvorte sekciu s vaším menom a plným menom zmluvných pracovníkov, zadaním do riadku a podpisom. Skopírujte podpísanú zmluvu o udalosti pre pracovníka a uchovávajte dodatočnú kópiu pre svoje záznamy.
