Firmy, individuálni dodávatelia a neziskové organizácie vytvárajú politické vyhlásenia na vyjadrenie usmernení, ktorými sa riadi vykonávanie a účasť na ich službách. Tieto pravidlá vytvárajú protokoly a nastavujú parametre, ktoré musia dodržiavať všetci, ktorí uzavreli zmluvu alebo navštívili miesto. Vypracovanie týchto pravidiel začína so vstupom od všetkých organizačných subjektov, okrem vytvorenia priamej korelácie s cieľmi spoločnosti. Pre spisovateľov politiky, výskum, príprava a rozhodnutia týkajúce sa formátov a distribúcie dominuje väčšinu procesu tvorby protokolov.
Pripravte sa na zápis. Zozbierajte materiály, ktoré berú na vedomie poznámky, zabezpečte určený počítač alebo textový procesor a vyberte priestor na vykonanie väčšej časti písania. Okrem toho vyberte hlavný jazyk politiky alebo protokolu, pričom zvážte štýl písma a typy písma pre dokument s pravidlami.
Zorganizujte stretnutie s kľúčovým personálom na účely vytvorenia novej politiky alebo dokumentu. Parametre politiky fyzickej bezpečnosti napríklad vyžadujú, aby predstavitelia ľudských zdrojov a bezpečnostní pracovníci poskytli svoje stanoviská k požiadavkám politiky. Získajte minúty stretnutí, ktoré môžete použiť pri vytváraní pravidiel alebo protokolov z zhromaždených informácií.
Vyhodnoťte služobnú misiu spoločnosti alebo služby. Použite jazyk a aplikáciu poslania spoločnosti ako sprievodcu celkovým tónom politiky alebo protokolu. Napríklad opakovanie starostlivých opatrení plánovania a podávania správ má významný význam pre tvorcov politík v rámci priemyselnej bezpečnosti.
Vyskúšajte publikum. Počujte počet klientov, dodávateľov alebo zamestnancov, ktorí tvoria primárne publikum pre dokument s pravidlami. Identifikujte pracovné alebo obchodné umiestnenie týchto osôb s cieľom určiť požiadavky na umiestnenie a distribúciu. Okrem toho skontrolujte pracovné opisy zamestnancov a zmluvy o možnom zahrnutí do dokumentu o politike.
Skontrolujte fyzické rozloženie pracoviska alebo obchodného priestoru. Dokumentovať rozmery, existujúce dopravné cesty a vyhradené priestory, ako napríklad toalety a salóniky pre zamestnancov, ktoré sa použijú na vytvorenie environmentálnej a bezpečnostnej časti protokolu. Ak chcete určiť požiadavky, ako sú maximálne kapacitné limity a povinné požiarne bezpečnostné zariadenia, kontaktujte externé agentúry, ako napríklad miestny hasičský úrad alebo organizáciu bezpečnosti práce.
Preskúmajte existujúce firemné dokumenty. Zozbierajte všetky existujúce firemné listy, predchádzajúce protokolové príručky a dokumenty súvisiace so službami, ktoré sa použijú pri zostavovaní nového dokumentu politiky a postupu. Identifikujte zastarané informácie a podľa potreby aktualizujte základné údaje. V prípade formulárov vyžadujúcich úradné podpisy vyhľadajte pôvodného signatára alebo príslušnú náhradu alebo náhradu. Správne zlikvidujte zastarané údaje, ktoré môžu stále obsahovať citlivé informácie.
Bezpečnosť a využitie výskumného produktu. Distribútori výrobkov, maloobchodníci alebo výrobcovia musia preskúmať správne používanie a bezpečnostné opatrenia predaného alebo vyrobeného výrobku. Pridajte tieto informácie do procedurálnej časti príručiek pre politiku služieb a zároveň uvádzajte bezpečnostné a núdzové údaje. Pridajte údaje o bezpečnej manipulácii a likvidácii pre položky, ktoré existujú alebo obsahujú nebezpečné látky.
Vytvorte viac formátov. Kniha a elektronické verzie pravidiel alebo protokolu poskytujú pohodlie pre publikum dokumentu. Dokumenty elektronickej politiky umožňujú čitateľom pohodlne prezerať pravidlá z viacerých miest. Knižný formát alebo tlačená podoba navyše poskytujú fyzickú verziu na rýchlu kontrolu v prípade potreby.
