Vytvorenie realistického plánu projektu je jednou z najväčších výziev, ktorým čelí projektový manažér. Existuje niekoľko bežných problémov s plánovaním projektov, ktoré možno očakávať a predchádzať, čím sa každý, kto je do projektu zapojený, viac dôveruje v plán.
Odhad trvania úlohy
Najzákladnejším a najbežnejším problémom pri plánovaní projektov je odhady trvania každej úlohy projektu. Väčšina ľudí podceňuje, ako dlho ich niečo urobí, čo má za následok rozvrh, ktorý odráža iba najlepší scenár. Ak chcete zabrániť tomu, môžete každú úlohu pridať čas, ak môžete odhadnúť, koľko vášho člena tímu podcenil. (Mnohí ľudia podhodnocujú dôsledne určitú percentuálnu hodnotu.) Alebo môžete pridať čas na nepredvídané udalosti ako samostatnú položku vo svojom rozvrhu. Zatiaľ čo to je niekedy zamračené ako "vyčnievanie" vášho plánu, je to skutočne realistický spôsob, ako urobiť svoj plán presnejší.
Uistite sa, že ste nevynechali žiadne potrebné projektové úlohy. Je ľahké prehliadať tie, ktoré robia skupiny mimo vášho projektového tímu, alebo tie, ktoré odborník v odbore, ktorý robí odhadovacie myslenia, je taký zrejmý, že sa o nich nemusí zmieniť.
Priradenie zdrojov
Väčšina rozvrhov projektov je založená na predpoklade, že správna zdrojová osoba bude k dispozícii presne v prípade potreby. Ale ak vaša organizácia nemá dobrú metódu priraďovania ľudí projektom, nemusí sa to stať. Váš rozvrh musí tiež reálne určiť, koľko času môže každý člen tímu minúť na váš projekt, berúc do úvahy ďalšie projekty, operačnú podporu alebo administratívne úlohy, ktoré musia robiť.
Nastavenie dátumu implementácie
V mnohých prípadoch manažment alebo nejaký vonkajší faktor stanovil dátum implementácie projektu predtým, ako vytvoríte plán. Môžete byť vyzvaní, aby ste skrátili čas plánovaný na niektoré úlohy, aby ste dosiahli potrebný dátum ukončenia. Mali by ste proaktívne informovať sponzora projektu o všetkých rizikách spojených s vykonaním týchto zmien.
Správa neznámeho
Neznáme udalosti, ako napríklad zmeny v podnikateľskom prostredí alebo problémy s novou technológiou, môžu mať za následok, že projektové úlohy trvajú dlhšie, než je naplánované. Identifikovaním možných rizík na začiatku projektu budete môcť lepšie spravovať všetky, ktoré sa vyskytnú, a tým znížiť ich vplyv na váš plán.
Správa zmien
Zmeny v rozsahu projektu, požiadavky, ktoré sa majú splniť, alebo používané technológie môžu narušiť plán vášho projektu. Takéto zmeny by mali prebiehať formálnym procesom riadenia zmien projektov, aby sponzor projektu a zákazníci mohli súhlasiť s akýmikoľvek zmenami plánu, než aby boli nepríjemne prekvapení.
Odhad veľkých projektov
Veľký projekt má viac vzájomných vzťahov medzi úlohami a medzi pracovnými skupinami alebo jednotlivcami. Táto úroveň zložitosti spôsobuje, že je ťažšie predpovedať harmonogram, ktorý bude musieť zahŕňať čas na takúto koordináciu.
