Vaša schopnosť efektívne komunikovať priamo ovplyvní váš úspech v práci. Je veľmi dôležité, aby ste vedeli, ako písať a odosielať korešpondenciu, ktorá je stručná a zrozumiteľná. Podniková poznámka je stručný dokument, ktorý sa zaoberá konkrétnou skupinou ľudí a zameriava sa na konkrétny účel. Dobre napísaná poznámka vám pomôže efektívne komunikovať a dosiahnuť výsledky. Okrem správneho písania je dôležité, aby ste sa uistili, že vaša poznámka bola správne odoslaná ľuďom, ktorí ju najviac potrebujú prečítať.
Spracovanie vašej poznámky
Premýšľajte o svojom publiku. Skôr ako začnete písať svoju poznámku, zvážte úroveň vzdelania a skúsenosti ľudí, s ktorými komunikujete. Majte tiež na pamäti potreby príjemcov. Niektorí jednotlivci môžu potrebovať podrobnejšie pokyny a špecifické, zavedené pokyny, zatiaľ čo iní môžu dostať veľmi všeobecnú informáciu a potom sa môžu podnikať samostatne.
Použite správne formátovanie hlavičky. V riadku "Dátum" použite štandardné skratky. Pre "To" by ste mali uviesť zoznam osôb, ktoré budú menom obdržané. Nepoužívajte prezývky. Použite meno a priezvisko a zoraďte ich podľa abecedy alebo pozície v spoločnosti. V riadku "Od" použite svoje meno a priezvisko, ako aj oddelenie, v ktorom sa nachádzate.
Vyberte riadok predmetu, ktorý je špecifický a informatívny. Často ľudia posielajú poznámky s predmetmi, ktoré sú nejasné a všeobecné. Špecifická a stručná informácia poskytne príjemcom oveľa lepšiu predstavu o tom, čo odkazuje. Napríklad všeobecná téma by mala čítať "Stretnutie", ale konkrétny predmet by mohol povedať "Predstavenie obchodného tímu na piatkovom stretnutí."
Otvorte špecifiká. Nestrácajte čas s chit-chat alebo pozadia. Prvá časť vašej poznámky by mala presne povedať, čo potrebujete. S využitím vyššie uvedeného príkladu prezentácie predajného tímu môžete otvoriť: "Na piatkovom stretnutí bude predajný tím prezentovať prezentáciu s údajmi o príjmoch a účtoch za prvý štvrťrok."
Napíšte svoju poznámku, vyhýbajte sa pasívnemu hlasu. Poznámka je navrhnutá tak, aby zdieľala informácie a požiadala o pomoc, takže musíte použiť aktívny hlas. V gramatike a písaní aktívny hlas znamená, že predmet vety je aktívny - robiť alebo byť niečo - skôr než mať iné veci sa im stalo. Aktívny hlas by prečítal ako "Predajný tím predloží prezentáciu." Pasívny prístup by bol formulovaný takto: "Chceli by sme, aby obchodný tím zvážil prezentáciu prezentácie."
Napíšte záver. Váš záver nemusí byť komplikovaný, ale mal by zhrnúť kľúčové body, na ktoré sa odkazuje v samotnom memorande.
Upravte svoju prácu. Niekoľko vecí je tak trapné, ako odosielanie obchodnej poznámky a potom si uvedomíte, že ste si nechali obrovské pravopisné pravopisné uprostred. Pred odoslaním si overte svoju poznámku a okrem vykonávania opráv ju odstránite zbytočné slová. Udržujte svoju poznámku stručnú.
Pošlite svoju poznámku
Odošlite svoju poznámku. Ak ju posielate prostredníctvom internej pošty, uistite sa, že každá osoba, ktorá je adresovaná v poznámke, dostane svoju vlastnú kópiu. Nikto by nikdy nemal zdieľať poznámku s chlapom v ďalšom kabíne.
Použite e-mail, ak je to voľba. E-mailová poznámka by mala byť zaslaná všetkým súčasne, ale možno budete chcieť zaslepiť kopírovať niektorých príjemcov. Ak odosielate svoju poznámku e-mailom, vložte predmet poznámky do riadku predmetu hlavičky e-mailu. Nepoužívajte roztomilé alebo farebné písma, obrázky alebo iné e-mailové doplnky.
Po odoslaní poznámky postupujte podľa pokynov. Ak je v poznámke uvedená lehota, uistite sa, že neskôr skontrolujete s príjemcami.
Tipy
-
Uistite sa, že vaša poznámka dodržiava všetky pokyny spoločnosti týkajúce sa bodov odrážok, medzery medzi odsekmi atď.
Výstraha
Ak používate e-mail na odoslanie poznámky, skôr ako stlačte tlačidlo "Odoslať", skontrolovať. Budete chcieť byť opatrní, kto dostane e-mailom vlastnícke alebo dôverné informácie.
